Hướng dẫn trả lời thư mời nhận việc ghi điểm với nhà tuyển dụng

Sau quá trình phỏng vấn, nhận được thư mời làm việc là một dấu hiệu đáng mừng, cho thấy bạn đã vượt qua vòng tuyển chọn và được nhà tuyển dụng đánh giá cao. Tuy nhiên, thay vì chỉ đơn giản chấp nhận hoặc từ chối, việc phản hồi một cách khéo léo, chuyên nghiệp sẽ giúp bạn ghi điểm và thể hiện sự nghiêm túc với công việc. Trong bài viết này, hãy cùng Đại lý Ngoại hạng AIA tìm hiểu cách trả lời thư mời nhận việc đúng chuẩn để tạo ấn tượng tốt và đảm bảo quyền lợi của bản thân. 

1. Thư mời nhận việc là gì?

Sau quá trình tuyển dụng, nếu ứng viên đáp ứng đầy đủ tiêu chí của nhà tuyển dụng, công ty sẽ gửi thư mời nhận việc (Offer Letter). Đây là văn bản chính thức xác nhận việc ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn và được chọn vào vị trí tuyển dụng.

Thư mời nhận việc không chỉ giúp ứng viên nắm rõ thông tin công việc mà còn là cơ sở để hai bên thỏa thuận các điều khoản trước khi ký hợp đồng chính thức. Nội dung thư thường bao gồm:

• Vị trí công việc và bộ phận trực thuộc.
• Mô tả công việc chi tiết.
• Ngày bắt đầu làm việc và lịch trình làm việc.
• Mức lương, chế độ đãi ngộ và phúc lợi.
• Các quy định và chính sách của công ty.

Việc trả lời thư mời nhận việc là bước quan trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp và thái độ nghiêm túc của ứng viên. Bạn có thể chấp nhận, thương lượng hoặc từ chối lời mời, nhưng cần phản hồi một cách rõ ràng.

>> Có thể bạn quan tâm: Cách gửi CV qua email ấn tượng và thu hút nhà tuyển dụng

2. Vì sao cần phải phản hồi thư mời nhận việc?

Không ít ứng viên, đặc biệt là những người mới đi làm, thường bỏ qua bước phản hồi khi nhận được thư mời nhận việc. Tuy nhiên, việc trả lời thư mời nhận việc không chỉ là phép lịch sự mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Thể hiện sự chuyên nghiệp

Trả lời thư mời nhận việc không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là cách bạn thể hiện sự chuyên nghiệp trong môi trường làm việc. Phản hồi kịp thời, rõ ràng cho thấy bạn là người có trách nhiệm, tôn trọng quy trình và coi trọng mối quan hệ công việc ngay từ những bước đầu tiên.

• Làm rõ các điều khoản và điều kiện

Thư phản hồi cũng là cơ hội để bạn xác nhận rằng mình đã hiểu rõ và đồng ý với các điều khoản trong thư mời, bao gồm vị trí công việc, mức lương, phúc lợi và ngày bắt đầu làm việc. Việc này giúp tránh những hiểu lầm có thể phát sinh sau này khi bạn đã chính thức làm việc.

• Xây dựng mạng lưới quan hệ

Cách bạn phản hồi có thể mở ra cơ hội xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà tuyển dụng. Một email trả lời được soạn thảo cẩn thận, lịch sự không chỉ khiến nhà tuyển dụng có ấn tượng tốt mà còn có thể hữu ích trong tương lai khi bạn muốn mở rộng mạng lưới nghề nghiệp hoặc tìm kiếm cơ hội mới.

• Thể hiện kỹ năng giao tiếp

Trả lời thư mời nhận việc cũng là cách bạn chứng minh kỹ năng giao tiếp của mình, một yếu tố quan trọng trong hầu hết mọi công việc. Một email phản hồi ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ và chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt với người tuyển dụng về khả năng giao tiếp của bạn.

• Đảm bảo tính pháp lý

Trong nhiều trường hợp, thư xác nhận nhận việc của bạn có thể được xem như một phần của hợp đồng lao động. Việc phản hồi rõ ràng giúp đảm bảo các thỏa thuận giữa bạn và nhà tuyển dụng được ghi nhận một cách chính thức, bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

>> Có thể bạn quan tâm: Bí Quyết Viết CV Dành Cho Người Chưa Có Kinh Nghiệm: Từ A đến Z

3. Gợi ý cách trả lời thư mời nhận việc đúng chuẩn

3.1. Cách trả lời thư khi chấp nhận công việc

Khi nhận được thư mời làm việc, việc phản hồi một cách chuyên nghiệp và đúng trọng tâm sẽ giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng. Dưới đây là các bước quan trọng kèm theo ví dụ cụ thể để bạn có thể trả lời thư mời nhận việc một cách hiệu quả.

• Gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng

Bắt đầu email bằng một lời cảm ơn chân thành vì cơ hội mà công ty đã trao cho bạn. Điều này giúp thể hiện sự tôn trọng và thái độ chuyên nghiệp của bạn.

Ví dụ: “Em xin chân thành cảm ơn [Tên công ty] đã trao cơ hội để em trở thành một phần của đội ngũ. Em rất trân trọng và háo hức với vai trò sắp tới tại công ty.”

• Xác nhận đồng ý với lời mời làm việc

Bạn cần ghi rõ rằng mình chấp nhận công việc, đồng thời thể hiện sự hào hứng với vị trí này.

Ví dụ: “Em vui mừng xác nhận rằng em đồng ý với đề nghị làm việc cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Em mong chờ ngày đầu tiên để bắt đầu đóng góp và phát triển cùng công ty.”

• Xác nhận lại thông tin quan trọng

Nhắc lại các thông tin như vị trí làm việc, mức lương, thời gian thử việc (nếu có) và ngày bắt đầu để đảm bảo không có sai sót.

Ví dụ: “Để đảm bảo thông tin chính xác, em xác nhận rằng mức lương đã thỏa thuận là [số tiền], ngày bắt đầu làm việc dự kiến vào [ngày tháng] tại [địa điểm làm việc]. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, mong anh/chị vui lòng thông báo giúp em.”

• Đặt câu hỏi về các giấy tờ cần chuẩn bị

Hỏi rõ những tài liệu cần mang theo để giúp bạn chuẩn bị đầy đủ trước khi đi làm.

Ví dụ: “Anh/chị vui lòng cho em biết liệu có giấy tờ nào cần chuẩn bị trước ngày nhận việc, chẳng hạn như hợp đồng lao động, hồ sơ cá nhân hoặc các tài liệu liên quan khác không ạ?”

• Đính kèm thông tin cá nhân (nếu cần)

Nếu công ty yêu cầu, hãy cung cấp các thông tin cần thiết một cách ngắn gọn.

Ví dụ: “Em xin đính kèm thông tin cá nhân theo yêu cầu:

+ Họ và tên: [Tên đầy đủ]

+ Ngày sinh: [Ngày tháng năm]

+ Số CCCD: [Số CCCD]

+ Số tài khoản ngân hàng: [Số tài khoản]

+ Địa chỉ liên hệ: [Địa chỉ]”

• Đàm phán điều khoản (nếu cần)

Nếu bạn muốn thương lượng thêm về mức lương, phúc lợi hoặc thời gian làm việc, hãy đề xuất một cách khéo léo và chuyên nghiệp.

Ví dụ: “Sau khi xem xét kỹ lưỡng thư mời làm việc, em rất mong có cơ hội trao đổi thêm về một số điều khoản để đảm bảo sự phù hợp tối ưu giữa hai bên. Cụ thể, em muốn thảo luận thêm về mức lương đề xuất cũng như chính sách hỗ trợ đào tạo trong quá trình làm việc.”

• Kết thư với lời cảm ơn và thông tin liên hệ

Trước khi kết thúc email, hãy gửi lời cảm ơn một lần nữa và để lại thông tin liên hệ để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.

>> Có thể bạn quan tâm: Cách trả lời phỏng vấn khi chưa có kinh nghiệm chinh phục nhà tuyển dụng

3.2. Cách trả lời thư mời nhận việc khi muốn thương lượng thêm

Khi nhận được thư mời làm việc nhưng một số điều khoản chưa thực sự đáp ứng mong muốn của bạn, thay vì từ chối ngay, bạn có thể lựa chọn đàm phán để tìm ra giải pháp phù hợp hơn. 

• Mở đầu với lời cảm ơn chân thành

Bắt đầu email của bạn bằng lời cảm ơn sâu sắc về cơ hội được nhận vào làm việc. Thể hiện sự trân trọng đối với quá trình tuyển dụng mà công ty đã dành cho bạn, từ việc xem xét hồ sơ đến các buổi phỏng vấn.

Ví dụ: “Em xin chân thành cảm ơn [tên công ty] đã đánh giá cao năng lực của em và gửi lời mời làm việc cho vị trí [tên vị trí]. Em rất vinh dự được lựa chọn sau quá trình tuyển dụng kỹ lưỡng.”

• Thể hiện sự quan tâm rõ ràng đến vị trí

Trước khi đề cập đến việc đàm phán, hãy khẳng định mạnh mẽ rằng bạn thực sự hứng thú với vị trí công việc và công ty. Điều này tạo nền tảng tích cực cho cuộc đàm phán sắp tới.

Ví dụ: “Em thực sự ấn tượng với [tên công ty] và rất háo hức về triển vọng được đóng góp vào đội ngũ của công ty. Tầm nhìn và văn hóa doanh nghiệp của công ty hoàn toàn phù hợp với định hướng nghề nghiệp của em.”

• Nêu rõ mong muốn đàm phán một cách chuyên nghiệp

Trình bày yêu cầu đàm phán một cách rõ ràng, cụ thể và chuyên nghiệp. Tập trung vào các điểm chính mà bạn muốn thảo luận thêm, như mức lương, phúc lợi, thời gian làm việc linh hoạt hoặc ngày bắt đầu công việc.

Ví dụ: “Sau khi xem xét kỹ lưỡng thư mời làm việc, em rất mong được thảo luận thêm về một số điều khoản để đảm bảo sự phù hợp tối ưu giữa hai bên. Cụ thể, em mong muốn được trao đổi về mức lương đề xuất và chính sách làm việc từ xa.”

• Đưa ra đề xuất hợp lý và có căn cứ

Khi trả lời thư mời nhận việc với mục đích đàm phán, hãy đưa ra đề xuất có căn cứ và phù hợp với thị trường. Bạn có thể đề cập đến kinh nghiệm, kỹ năng đặc biệt hoặc giá trị mà bạn sẽ mang lại cho công ty để hỗ trợ cho yêu cầu của mình.

Ví dụ: “Dựa trên [kinh nghiệm/kỹ năng/chứng chỉ] của em trong lĩnh vực [lĩnh vực chuyên môn], cùng với mức lương trung bình trong ngành, em mong muốn được cân nhắc mức lương khởi điểm là [đề xuất mức lương], cao hơn một chút so với đề xuất ban đầu.”

• Kết thúc với thái độ tích cực và mong đợi phản hồi

Kết thúc email bằng việc nhấn mạnh sự háo hức được làm việc tại công ty và mong muốn sớm nhận được phản hồi. Thể hiện sự cởi mở trong việc tiếp tục thảo luận.

Ví dụ: “Em rất mong được thảo luận thêm về những đề xuất này và tin rằng chúng ta có thể đạt được thỏa thuận thỏa đáng cho cả hai bên. Em rất háo hức được gia nhập đội ngũ [tên công ty] và sẵn sàng trao đổi thêm qua điện thoại hoặc cuộc gặp trực tiếp nếu cần.”

3.3. Cách trả lời khi từ chối lời mời nhận việc

Nếu bạn quyết định từ chối lời mời làm việc, việc phản hồi email một cách lịch sự và chuyên nghiệp là rất quan trọng để giữ ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Dưới đây là các bước giúp bạn viết email từ chối tinh tế và thiện chí:

• Cảm ơn nhà tuyển dụng

Dù bạn không nhận việc, nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét hồ sơ, phỏng vấn và đưa ra lời mời. Vì vậy, hãy bắt đầu email bằng lời cảm ơn chân thành để thể hiện sự trân trọng đối với cơ hội mà công ty đã dành cho bạn.

• Diễn đạt lời từ chối một cách rõ ràng, lịch sự

Tránh những câu trả lời vòng vo hoặc mập mờ khiến nhà tuyển dụng khó hiểu về quyết định của bạn. Hãy trình bày thẳng thắn nhưng nhẹ nhàng, chẳng hạn:

“Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi rất tiếc phải từ chối lời mời làm việc này vì tôi đã lựa chọn một hướng đi khác phù hợp hơn với định hướng của mình.”

• Đưa ra lý do từ chối hợp lý

Bạn có thể nêu lý do từ chối một cách ngắn gọn, tinh tế, tránh đi vào chi tiết quá mức. Một số lý do phổ biến có thể bao gồm:

• Đã nhận một lời mời khác phù hợp hơn với định hướng nghề nghiệp.
• Điều kiện công việc (lương, phúc lợi, vị trí, văn hóa công ty) chưa đáp ứng mong muốn.
• Cảm thấy chưa phù hợp với công việc hoặc chưa sẵn sàng cho vị trí này.

Ví dụ: “Tôi đánh giá cao cơ hội này nhưng hiện tại tôi đã quyết định theo đuổi một công việc khác phù hợp hơn với định hướng cá nhân.”

• Bày tỏ sự tiếc nuối và thiện chí hợp tác trong tương lai

Ngay cả khi từ chối, bạn vẫn có thể mở ra cơ hội hợp tác sau này bằng cách thể hiện sự tiếc nuối và nhắc đến khả năng làm việc với công ty trong tương lai.

Ví dụ: “Tôi hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác với quý công ty vào một thời điểm khác khi phù hợp hơn. Xin chúc quý công ty ngày càng phát triển và đạt được nhiều thành công.”

• Kết thư chuyên nghiệp

Cuối thư, hãy khẳng định lại sự trân trọng và kết thúc bằng một lời chúc tích cực. Kiểm tra lại email để tránh lỗi chính tả, ngữ pháp, đảm bảo nội dung ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ ý.

>> Có thể bạn quan tâm: Cách từ chối nhận việc chuyên nghiệp, không mất lòng nhà tuyển dụng

4. Những lưu ý quan trọng khi trả lời thư mời nhận việc

Việc trả lời thư mời nhận việc tuy không quá phức tạp nhưng nếu không cẩn thận, bạn có thể để lại ấn tượng không tốt với nhà tuyển dụng. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp bạn soạn thư phản hồi chuyên nghiệp: 

• Bày tỏ sự trân trọng bằng lời cảm ơn

Mở đầu thư, đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn và đưa ra lời mời làm việc. Điều này thể hiện sự lịch sự và tôn trọng, giúp tạo thiện cảm tốt hơn ngay từ đầu.

• Phản hồi nhanh chóng

Dù bạn đồng ý hay từ chối, hãy trả lời thư mời nhận việc trong thời gian sớm nhất có thể. Một phản hồi nhanh chóng cho thấy sự chuyên nghiệp, đồng thời giúp nhà tuyển dụng sắp xếp công việc một cách thuận lợi hơn.

• Xác nhận lại thông tin quan trọng

Trong thư phản hồi, bạn nên kiểm tra và xác nhận các thông tin liên quan như:

• Vị trí công việc
• Mức lương, phúc lợi
• Thời gian và địa điểm làm việc
• Ngày bắt đầu nhận việc

Nếu có bất kỳ điều gì chưa rõ ràng hoặc cần điều chỉnh, đây cũng là cơ hội để bạn trao đổi với nhà tuyển dụng.

• Khéo léo thể hiện quyết định của bạn

Dù bạn đồng ý, từ chối hay cần thêm thời gian suy nghĩ, hãy diễn đạt quyết định của mình một cách ngắn gọn, chuyên nghiệp và tôn trọng. Nếu từ chối, hãy đưa ra lý do phù hợp mà không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ với công ty trong tương lai.

• Sử dụng ngôn từ lịch sự, chuyên nghiệp

Hãy viết thư với giọng điệu trang trọng, tránh dùng ngôn ngữ quá suồng sã, viết tắt hoặc mang tính cá nhân. Một email chỉn chu không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp bạn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng.

• Yêu cầu văn bản chính thức nếu cần

Nếu công ty chưa cung cấp hợp đồng lao động hoặc các tài liệu liên quan, bạn có thể yêu cầu được xem xét trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về quyền lợi, trách nhiệm và các điều khoản ràng buộc trong công việc.

• Kiểm tra kỹ trước khi gửi

Trước khi gửi thư, hãy đọc lại nội dung để đảm bảo không có lỗi chính tả, sai sót về thông tin hoặc cách diễn đạt chưa phù hợp. Một thư phản hồi chuyên nghiệp, rõ ràng sẽ giúp bạn ghi điểm tốt hơn trong mắt nhà tuyển dụng.

Trả lời thư mời nhận việc là một bước quan trọng trong quá trình ứng tuyển. Dù bạn đồng ý, muốn thương lượng hay từ chối, hãy đảm bảo phản hồi chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Hy vọng bài viết này của Đại lý Ngoại hạng AIA sẽ giúp bạn hiểu rõ cách trả lời email mời nhận việc và tự tin phản hồi một cách hiệu quả.