Cách gửi CV qua email ấn tượng và thu hút nhà tuyển dụng

Cách gửi CV qua email là một giải pháp thông minh giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng cơ hội tìm được việc làm. Phương thức này không chỉ đơn giản mà còn giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ những email đầu tiên. Hãy cùng Đại Lý Ngoại Hạng AIA tìm hiểu kỹ hơn về lợi ích, cũng như những lưu ý khi gửi CV qua email thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng ở ngay bài viết dưới đây.

1. Có nên gửi CV qua email hay không?

Câu trả lời là “Có”. Trong thời đại công nghệ hiện nay, việc gửi CV qua email đã trở thành phương thức phổ biến và mang lại nhiều lợi ích. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ đến tay nhà tuyển dụng nhanh chóng.

Lợi ích của việc gửi CV qua email:

• Nhanh chóng, tiện lợi: Bạn có thể ứng tuyển ngay lập tức mà không cần đến nơi nộp hồ sơ.
• Hiệu quả chi phí: Không cần in ấn hay vận chuyển, chỉ cần trình bày CV một cách chuyên nghiệp và ở đúng định dạng.
• Cơ hội tiếp cận rộng: Dễ dàng gửi hồ sơ đến nhiều nhà tuyển dụng mà không tốn nhiều thời gian.

Làm sao để CV của bạn không bị bỏ qua trong hàng trăm email mỗi ngày? Bạn cần có một chiến lược và chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi gửi CV qua email.

2. Lưu ý trước khi gửi CV qua email

Trước khi tìm hiểu cách gửi email CV ứng tuyển chuyên nghiệp, bạn cần biết trong nội dung email xin việc cần có những thông tin gì. Bất kể đó là một email được gửi đi với nội dung gì thì bạn cũng cần chú ý những điều sau: 

2.1. Nghiên cứu về công ty và vị trí ứng tuyển

Trước khi gửi CV qua email, bước đầu tiên là bạn phải nghiên cứu kỹ lưỡng về công ty và vị trí mình đang ứng tuyển. Việc hiểu rõ yêu cầu công việc không chỉ giúp bạn điều chỉnh CV phù hợp mà còn giúp bạn thể hiện được mong muốn thực sự đối với vị trí đó.

Một số yếu tố cần nghiên cứu:

• Văn hóa công ty: Bạn nên tìm hiểu xem công ty đó có văn hóa làm việc như thế nào, các giá trị cốt lõi ra sao để biết cách thể hiện bản thân phù hợp.
• Mô tả công việc: Đọc kỹ mô tả công việc để xác định rõ nhà tuyển dụng mong muốn ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm gì, từ đó điều chỉnh nội dung CV và thư xin việc của bạn.

2.2. Tạo CV phù hợp với yêu cầu công việc

Không phải một mẫu CV có thể phù hợp với tất cả công việc, hãy tạo một CV dành riêng cho từng vị trí ứng tuyển bằng cách nhấn mạnh những kinh nghiệm, cách viết kỹ năng phù hợp với yêu cầu công việc.

• Nhấn mạnh kinh nghiệm làm việc: Đối với mỗi vị trí, bạn cần tập trung vào những kinh nghiệm liên quan trực tiếp đến yêu cầu của nhà tuyển dụng. Điều này sẽ giúp bạn nổi bật hơn những ứng viên chỉ gửi một CV chung chung.
• Sử dụng từ khóa phù hợp: Khi xem xét CV, nhiều nhà tuyển dụng sẽ sử dụng các hệ thống lọc từ khóa. Hãy đảm bảo bạn sử dụng các từ khóa liên quan đến ngành nghề và công việc bạn đang ứng tuyển.

2.3. Chuẩn bị thư xin việc (Cover Letter)

Thư xin việc (cover letter) là phần giới thiệu ngắn gọn về bản thân, lý do bạn ứng tuyển và tại sao bạn nghĩ rằng mình phù hợp với công việc. Đôi khi, một lá thư xin việc ấn tượng có thể giúp nhà tuyển dụng quyết định mở CV của bạn trước khi xem xét các ứng viên khác.

• Nội dung thư xin việc nên ngắn gọn, súc tích, bao gồm các yếu tố chính: lý do bạn ứng tuyển, điểm mạnh nổi bật của bạn, và mong muốn đóng góp cho công ty.
• Thể hiện được động lực và sự nhiệt tình của bạn khi tham gia vị trí này. Nhà tuyển dụng thường tìm kiếm ứng viên không chỉ có năng lực mà còn có tinh thần ham học hỏi và đóng góp.

3. Một CV ấn tượng cần có những yếu tố gì?

Cách gửi CV qua email tưởng chừng như đơn giản, nhưng nếu không biết cách làm đúng, bạn có thể bỏ lỡ cơ hội tuyển dụng. Để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, không chỉ CV của bạn phải chuyên nghiệp mà cách bạn gửi email cũng cần phải thể hiện sự tinh tế. Hãy đọc tiếp để biết cách đặt tên CV chuẩn giúp các HR “chấm” bạn ngay từ đầu nhé!

3.1. Cách đặt tên CV chuẩn

Khi đặt tên file CV, bạn nên đặt một cách chuyên nghiệp, rõ ràng và dễ nhận biết để giúp nhà tuyển dụng dễ dàng lưu trữ và tra cứu. Đặt tên file đúng cách cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

• Sử dụng tên thật của bạn
• Câu trúc dễ hiểu: Các cú pháp phổ biến bạn có thể sử dụng bao gồm:
  • NguyenVanA_CV.pdf
  • CV_Nguyen_Van_A.pdf
• Thêm thông tin bổ sung: Bạn có thể thêm thông tin khác như vị trí ứng tuyển hoặc năm để làm nổi bật CV của mình. Ví dụ:
  • NguyenVanA_Marketing_2023.pdf
  • CV_Nguyen_Van_A_2023.pdf

Điều quan trọng là bạn nên sử dụng tên thật khi đặt tên CV để tránh nhầm lẫn và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Tên thật giúp thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp, trong khi nickname có thể khiến bạn trông không đáng tin và dễ bị hiểu lầm. 

Vì vậy, để tránh nhầm lẫn và tạo ấn tượng tốt, hãy đảm bảo tên của bạn trên CV rõ ràng, dễ nhận diện và luôn là tên thật. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng mà còn giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho bản thân.

3.2. Cấu trúc CV chuẩn

Cấu trúc CV chuẩn cần bao gồm các phần sau:

• Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ hiện tại.
• Mục tiêu nghề nghiệp: Trình bày ngắn gọn và rõ ràng về định hướng phát triển của bản thân, đồng thời liên hệ đến vị trí bạn đang ứng tuyển.
• Kinh nghiệm làm việc: Liệt kê các vị trí công việc bạn đã từng đảm nhiệm, tập trung vào những thành tựu nổi bật và kỹ năng phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng.
• Trình độ học vấn: Ghi rõ các bằng cấp, chứng chỉ, khóa học liên quan.
• Kỹ năng: Nhấn mạnh các kỹ năng đặc biệt phù hợp với công việc bạn đang ứng tuyển.
• Chứng chỉ: Nếu có các chứng chỉ liên quan đến vị trí ứng tuyển, đừng quên đính kèm.

3.3. Những thông tin cần có trong CV

Không phải tất cả CV đều giống nhau. Bạn có thể chọn viết CV của riêng mình bao gồm một số phần trong số này vì những phần khác không phù hợp với ngành nghề của bạn. Dưới đây là tổng quan về những thống tin cần có trong một CV:

• Thông tin liên hệ: Ở đầu CV của bạn, hãy bao gồm tên và thông tin liên lạc (địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, v.v.). 
• Trình độ học vấn: Điều này có thể bao gồm việc học đại học và sau đại học. Bao gồm tên trường đã theo học, thời gian học và bằng cấp nhận được.
• Kinh nghiệm làm việc: Liệt kê kinh nghiệm làm việc liên quan, bao gồm cả công việc không học thuật mà bạn cảm thấy có liên quan. Liệt kê nhà tuyển dụng, vị trí và thời gian làm việc. Bao gồm một danh sách ngắn về nhiệm vụ và/hoặc thành tựu của bạn.
• Kỹ năng: Liệt kê bất kỳ kỹ năng liên quan nào mà bạn chưa đề cập đến, như kỹ năng ngôn ngữ, kỹ năng máy tính, kỹ năng hành chính, v.v.
• Thành tựu: Liệt kê bất kỳ ấn phẩm nào bạn đã viết, đồng viết hoặc đóng góp. Bao gồm tất cả thông tin tài liệu cần thiết. Bạn cũng nên bao gồm bất kỳ tác phẩm nào mà bạn đang làm việc. Bao gồm các bài báo bạn đã trình bày tại các hội nghị và/hoặc hiệp hội: liệt kê tên bài báo, tên hội nghị và địa điểm.
• Hoạt động ngoại khóa: Bao gồm bất kỳ công việc tình nguyện hoặc phục vụ nào bạn đã thực hiện, cũng như bất kỳ câu lạc bộ hoặc tổ chức nào mà bạn đã tham gia. 
• Danh hiệu và giải thưởng: Hãy thoải mái liệt kê các thành tích trong danh sách danh dự, giải thưởng của khoa, học bổng, nghiên cứu sinh và tư cách thành viên trong bất kỳ hiệp hội danh dự nào.

3.4. Mẹo tạo CV nổi bật giữa hàng trăm ứng viên

Để biết cách gửi CV qua email ấn tượng, bạn cần biết một số mẹo sau:

• Chọn mẫu CV chuyên nghiệp: Sử dụng các mẫu CV hiện đại và chuyên nghiệp, có thể tìm thấy trên các công cụ như Canva, ResumeGenius hay Zety. Tránh những mẫu quá cầu kỳ hoặc nhiều màu sắc rối mắt.
• Bố cục rõ ràng: Chia CV thành các phần rõ ràng như Thông tin cá nhân, Tóm tắt nghề nghiệp, Kinh nghiệm làm việc, Học vấn và Kỹ năng. Sử dụng tiêu đề nổi bật để dễ dàng phân biệt các phần.

• Đọc kỹ mô tả công việc: Hãy chắc chắn bạn hiểu rõ về vị trí mà bạn ứng tuyển. Lưu ý đến những kỹ năng và yêu cầu mà nhà tuyển dụng nhấn mạnh.
• Nhấn mạnh thành tựu cụ thể: Thay vì chỉ mô tả nhiệm vụ hàng ngày, hãy tập trung vào những đóng góp to lớn của bạn trong công việc trước đó. Ví dụ, “Tăng doanh thu lên 20% trong quý đầu tiên nhờ vào việc phát triển chiến lược tiếp thị mới.”
• Liệt kê kỹ năng cần thiết: Nhấn mạnh những kỹ năng có liên quan đến công việc. Nếu vị trí yêu cầu kỹ năng lãnh đạo, hãy cho thấy bạn đã từng quản lý nhóm hoặc dự án thành công. Đừng quên đề cập đến các kỹ năng mềm quan trọng như giao tiếp, giải quyết vấn đề và làm việc nhóm, bên cạnh các kỹ năng kỹ thuật.
• Nổi bật thông tin liên lạc: Đặt thông tin liên lạc (địa chỉ email, số điện thoại) ở đầu CV. Đảm bảo thông tin đó được ghi chính xác và chuyên nghiệp.
• Kiểm tra lỗi chính tả: Một CV có bất kỳ lỗi chính tả nào có thể khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Hãy dành thời gian để kiểm tra kỹ, và nếu có thể, nhờ một người khác xem và feedback.

• Đoạn giới thiệu ngắn ở đầu CV: Có thể thêm một phần tóm tắt ngắn về bản thân ở đầu CV, nêu rõ mục tiêu nghề nghiệp và lý do bạn muốn làm việc tại công ty đó. Điều này giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về bạn ngay từ đầu.
• Tham khảo từ chuyên gia: Nếu bạn vẫn cảm thấy băn khoăn, hãy nhờ những người có kinh nghiệm trong ngành hoặc chuyên gia về CV để xem và nhận phản hồi.

Xem thêm: Cách Viết CV Cho Người Chưa Có Kinh Nghiệm: Từ A đến Z

4. Cách gửi CV qua email ấn tượng, chuyên nghiệp, thu hút nhà tuyển dụng

Để không phải mắc một số lỗi không đáng có, gây mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Bạn cần ghi nhớ một số những lưu ý sau để có cách gửi CV qua email cho nhà tuyển dụng đúng và chuyên nghiệp hơn, thu hút nhà tuyển dụng.

4.1. Sử dụng email cá nhân chuyên nghiệp

Email cá nhân của bạn là một trong những yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp. Tránh sử dụng các địa chỉ email không liên quan hoặc quá “teen” như “congchuabeodep@gmail.com.” Thay vào đó, hãy sử dụng một email chứa họ tên của bạn, chẳng hạn như “nguyen.van.a@gmail.com.”

4.2. Cách đặt tiêu đề email gây chú ý

Một trong những cách gửi mail CV ứng tuyển gây thiện cảm với nhà tuyển dụng chính là cách đặt tiêu đề. Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy khi mở hộp thư. Tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng và chứa đầy đủ thông tin về vị trí bạn ứng tuyển. Ví dụ, một tiêu đề hợp lý có thể là: “Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Họ tên]”.

• Ứng tuyển vị trí Nhân viên Kinh doanh – Nguyễn Văn A
• Nguyễn Văn A – Ứng tuyển vị trí Kế toán

4.3. Bố cục email xin việc chuẩn

4.3.1. Mở đầu email xin việc

Sự chỉn chu của bạn sẽ được đánh giá cao nếu cách gửi CV qua email của bạn được bắt đầu bằng lời chào trang trọng: “Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận] hoặc Kính gửi Phòng Nhân sự [Tên công ty].”

Xem thêm: Giới thiệu bản thân khi phỏng vấn: “Đốn tim” nhà tuyển dụng

4.3.2. Nội dung chính của email

Trình bày ngắn gọn về bản thân, lý do bạn ứng tuyển, và điểm mạnh nổi bật mà bạn có thể đóng góp cho công ty.

Ví dụ: “Tôi là Nguyễn Văn A, với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Marketing và khả năng quản lý chiến dịch quảng cáo. Tôi tin rằng với kỹ năng và sự nhiệt huyết, tôi có thể đóng góp vào sự phát triển của công ty…”

4.3.3. Phần kết của email

Kết thúc bằng lời cảm ơn và thể hiện mong muốn được trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn.

Ví dụ: “Tôi rất mong có cơ hội được trao đổi thêm về kinh nghiệm và khả năng của mình trong buổi phỏng vấn sắp tới. Xin cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét.”

4.3.4. Chữ ký email

Chữ ký email nên bao gồm tên đầy đủ, số điện thoại và địa chỉ email của bạn để nhà tuyển dụng có thể liên hệ dễ dàng. Bạn nên viết một lời cảm ơn đến quý bộ phận đã nhận CV của bạn và nhớ kèm theo chữ ký email vì đôi lúc phòng Nhân sự có thể sẽ lưu lại thông tin phòng khi dùng đến. Bạn có thể xem ví dụ về chữ ký email:

• Nguyễn Văn A
• nguyenvana1997@gmail.com
• linkedin.com/in/nguyenvana1997

4.4. Kiểm tra lại CV và email trước khi gửi

Hãy dành thời gian kiểm tra kỹ CV và email để tránh các lỗi sai sót về ngữ pháp, lỗi chính tả hoặc các chi tiết nhỏ. Một lỗi nhỏ trong email có thể ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp của bạn.

4.5. Chọn định dạng file phù hợp cho CV

Định dạng file CV phổ biến nhất là PDF và size A4, vì nó giữ nguyên định dạng và tránh bị lỗi hiển thị. Định dạng này giúp giữ nguyên bố cục và font chữ của CV, ngay cả khi được mở trên các thiết bị khác nhau. Ngoài ra, PDF cũng là định dạng được các nhà tuyển dụng ưa chuộng hơn. 

4.6. Đính kèm CV và thư xin việc

Khi gửi email xin việc, bạn nên đính kèm cả CV và thư xin việc. Đặt tên file rõ ràng và súc tích để nhà tuyển dụng dễ dàng nhận biết. Hãy đảm bảo dung lượng file không quá lớn để tránh tình trạng email bị trả lại. Ví dụ: 

• Họ_tên_CV_ứng_tuyển_[Vị trí].pdf
• Họ_tên_Thư_xin_việc_[Vị trí].pdf

4.7. Gửi email test cho bản thân trước

Đây là cách gửi mail CV ứng tuyển đặc biệt không phải ai cũng biết. Trước khi gửi email chính thức, hãy gửi một bản nháp cho chính mình để kiểm tra lại các thông tin, định dạng và xem liệu email có bị lỗi gì không. Điều này giúp bạn tránh những sai sót đáng tiếc và tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn. 

5. Mẫu gửi CV bằng tiếng Việt / tiếng Anh

5.1. Mẫu CV tiếng Việt

Chủ đề email: Ứng tuyển Vị trí [Tên Vị trí] – Cơ hội phát triển cùng [Tên Công Ty]

Kính gửi [Tên Nhà Tuyển Dụng],

Tôi xin gửi đến Quý công ty CV xin việc, ứng tuyển vào vị trí [Tên Vị trí] tại [Tên Công Ty].

Tôi rất quan tâm đến cơ hội được trở thành một phần của đội ngũ [Tên Công Ty] và đóng góp vào những thành công của công ty.

Với [Số] năm kinh nghiệm trong lĩnh vực [Ngành Nghề], tôi đã tích lũy được những kiến thức và kỹ năng chuyên môn sâu rộng, đặc biệt là trong các lĩnh vực [Liệt kê các lĩnh vực liên quan].

Các dự án [Nêu rõ một số dự án/tiến trình thành công] mà tôi đã tham gia là minh chứng rõ ràng cho khả năng [Liệt kê các kỹ năng đã thể hiện].

Tôi tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của tôi hoàn toàn phù hợp với yêu cầu của vị trí [Tên Vị trí] và sẽ mang lại giá trị gia tăng cho [Tên Công Ty].

Tôi rất mong nhận được phản hồi từ Quý công ty và có cơ hội được phỏng vấn.

Chữ ký:

Trân trọng,

Xin chân thành cảm ơn,

[Họ và Tên] [Số Điện Thoại] [Địa chỉ Email] [Liên kết LinkedIn (nếu có)]

Đính kèm:

CV [Họ Tên của bạn] – [Tên Vị trí]

5.2. Mẫu CV tiếng Anh

Subject: Job Application – [Job Title]

Dear [Hiring Manager],

I am writing to express my keen interest in the [Job Title] position at [Company Name], as advertised [where you found the job posting]. With [Number] years of experience in the [Industry], I have successfully contributed to projects such as [highlight key projects or achievements].

I am confident that my skills and experience align well with the requirements of this role. My diverse background will bring a unique perspective and valuable contributions to your team.

Thank you for considering my application. I would welcome the opportunity to discuss how my qualifications can benefit [Company Name] further in an interview.

Sincerely,

[Your Full Name] [Phone Number] [Email Address] [LinkedIn Profile Link]

Enclosure: Resume

Cách gửi CV qua email không đơn thuần là nhấn nút gửi mà còn cần sự chuẩn bị chu đáo từ nội dung đến hình thức. Một email xin việc chuyên nghiệp và CV được trình bày cẩn thận sẽ giúp bạn gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội được mời phỏng vấn. Để đạt được điều này, bạn có thể sử dụng các công cụ tạo CV trực tuyến như: Top CV, Zety, hay Kickresume,… giúp bạn thiết kế một bản CV chuyên nghiệp và bắt mắt chỉ trong vài phút. Hãy luôn nhớ rằng sự chuyên nghiệp trong từng chi tiết nhỏ sẽ giúp bạn nổi bật giữa hàng trăm ứng viên khác!