Cách từ chối nhận việc chuyên nghiệp, không mất lòng nhà tuyển dụng

Nhận được lời mời làm việc là một tín hiệu đáng mừng, nhưng đôi lúc ứng viên vẫn chưa sẵn sàng để nhận việc. Việc từ chối offer một cách khéo léo không chỉ giúp bạn giữ hình ảnh chuyên nghiệp mà còn tạo mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng, mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai. Vậy làm sao để từ chối nhận việc mà không gây mất thiện cảm? Hãy cùng Đại lý Ngoại hạng AIA tìm hiểu những cách từ chối nhận việc tinh tế và hiệu quả trong bài viết dưới đây nhé!

1. Vì sao cần phải viết thư từ chối nhận việc?

Việc từ chối offer nhận việc không chỉ đơn thuần là việc đưa ra quyết định cá nhân mà còn phản ánh thái độ và cách làm việc của bạn. Khi đã dành thời gian tìm hiểu về công ty, tham gia phỏng vấn và được trao cơ hội, việc từ chối chắc chắn không phải điều dễ dàng. Tuy nhiên, thay vì im lặng hoặc phản hồi qua loa, một cách từ chối tinh tế sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng cũng như bảo vệ hình ảnh cá nhân trong môi trường lao động.

Từ chối nhận việc đúng cách không chỉ thể hiện sự tôn trọng dành cho nhà tuyển dụng mà còn giúp bạn giữ được những cơ hội hợp tác trong tương lai. Thị trường lao động có tính liên kết cao và không ai có thể chắc chắn rằng mình sẽ không gặp lại những nhà tuyển dụng cũ trong một bối cảnh khác. Một lời từ chối lịch sự có thể giúp bạn để lại ấn tượng tốt, thậm chí mở ra những cơ hội phù hợp hơn sau này.

Ngoài ra, việc phản hồi sớm khi không có ý định nhận việc còn giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tuyển dụng, đảm bảo tiến độ công việc. Một ứng viên chuyên nghiệp sẽ luôn biết cách thể hiện sự trách nhiệm của mình, ngay cả khi không nhận lời mời làm việc.

Xem thêm: Cách trả lời email mời phỏng vấn chuyên nghiệp

2. Những lý do từ chối nhận việc khéo léo, lịch sự

Một lý do thuyết phục, chân thành sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về quyết định của bạn mà không cảm thấy bị từ chối một cách thiếu thiện chí. Dưới đây là một số lý do phổ biến giúp bạn từ chối nhận việc một cách lịch sự và hợp lý:

• Không phù hợp với định hướng cá nhân: 

Đôi khi, công việc ban đầu có vẻ phù hợp, nhưng sau buổi phỏng vấn, bạn nhận thấy không đúng với định hướng phát triển lâu dài của mình. Trong trường hợp này, hãy bày tỏ rằng bạn đã cân nhắc kỹ và nhận thấy công việc chưa thực sự phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp. Điều này thể hiện rằng bạn là người có định hướng rõ ràng, thay vì đưa ra quyết định nhất thời.

• Yêu cầu công việc hoặc KPI quá cao: 

Nếu khối lượng công việc hoặc chỉ tiêu đặt ra vượt quá khả năng hoặc không phù hợp với mong muốn của bạn, hãy lịch sự từ chối bằng cách cho biết bạn đang tìm kiếm một vị trí có yêu cầu phù hợp hơn. Điều này giúp nhà tuyển dụng hiểu rằng lý do từ chối không liên quan đến công ty mà chủ yếu xuất phát từ sự khác biệt trong kỳ vọng công việc.

• Chính sách công ty chưa phù hợp: 

Chính sách nội bộ có thể ảnh hưởng đến quyền lợi, chế độ đãi ngộ và cơ hội phát triển của nhân viên. Nếu nhận thấy các chính sách chưa đáp ứng mong muốn, bạn có thể từ chối bằng cách bày tỏ sự trân trọng đối với công ty trước khi nêu lý do. Một lời từ chối tinh tế sẽ giúp bạn giữ được mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng.

• Mức lương chưa đáp ứng kỳ vọng: 

Lương thưởng là một yếu tố quan trọng khi quyết định nhận việc. Nếu mức lương đề xuất chưa đáp ứng mong muốn, bạn có thể từ chối bằng cách cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành cơ hội cho mình. Trong trường hợp bạn thực sự hứng thú với vị trí này, hãy chủ động đàm phán mức lương phù hợp trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Xem thêm: Cách gửi CV qua email ấn tượng

• Đã nhận lời mời từ công ty khác: 

Nếu bạn đã nhận việc tại một công ty khác, hãy thông báo cho nhà tuyển dụng ngay khi có quyết định để họ có thể tìm ứng viên thay thế kịp thời. Đừng quên gửi lời cảm ơn vì cơ hội họ đã dành cho bạn và nhấn mạnh rằng quyết định này được đưa ra sau khi cân nhắc kỹ lưỡng. Điều này giúp bạn giữ được sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt ngay cả khi từ chối.

3. Một số lưu ý quan trọng khi gửi thư từ chối nhận việc đến nhà tuyển dụng

Các yếu tố quan trọng cần có trong một email từ chối nhận việc, giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và thiện chí.

• Không “biến mất”: 

Một số người chọn cách im lặng thay vì phản hồi khi quyết định không nhận việc, nhưng đây là hành động thiếu chuyên nghiệp. Khi bạn không phản hồi, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc sắp xếp nhân sự và có thể đánh giá không tốt về bạn. Thay vào đó, hãy chủ động gửi một thông báo rõ ràng.

• Phản hồi sớm nhất có thể: 

Khi đã quyết định không nhận việc, hãy thông báo ngay để nhà tuyển dụng có thời gian tìm kiếm người thay thế. Đột ngột từ chối sát ngày nhận việc có thể gây khó khăn cho công ty và ảnh hưởng đến uy tín cá nhân. Tốt nhất, bạn nên thông báo ít nhất 3 – 7 ngày trước ngày dự kiến nhận việc.

• Gửi lời cảm ơn chân thành: 

Dù không nhận việc, việc gửi lời cảm ơn về cơ hội được phỏng vấn và xem xét là rất quan trọng. Nhà tuyển dụng đã dành thời gian cho bạn, vì vậy một lời cảm ơn sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp và mở ra những cơ hội hợp tác trong tương lai.

• Trình bày lý do từ chối ngắn gọn: 

Bạn nên trình bày lý do một cách ngắn gọn, súc tích và mang tính xây dựng. Bạn có thể nói rằng bạn đã tìm thấy một công việc phù hợp hơn với định hướng nghề nghiệp hoặc có lý do cá nhân khiến bạn không thể nhận công việc vào thời điểm này. Tránh đi vào chi tiết không cần thiết hoặc phê phán công ty.

• Giữ thái độ tích cực và duy trì liên lạc: 

Ngay cả khi từ chối, hãy thể hiện mong muốn được hợp tác trong tương lai hoặc giữ liên lạc nếu có cơ hội phù hợp hơn. Điều này giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tạo thêm cơ hội trong sự nghiệp sau này.

Xem thêm: Cách viết kỹ năng trong CV xin việc thông minh

4. Cách từ chối nhận việc qua điện thoại

Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ gọi điện để tìm hiểu sơ lược về bạn trước khi mời phỏng vấn. Nếu cảm thấy không phù hợp, đừng vội tắt máy hay từ chối thẳng thừng. Thay vào đó, hãy lắng nghe, trình bày lý do chân thành và cảm ơn họ đã dành thời gian liên hệ. Cách phản hồi này sẽ giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.

Sau buổi phỏng vấn, nếu quyết định từ chối, hãy gọi điện trực tiếp cho người phụ trách tuyển dụng thay vì gửi email. Cuộc gọi trực tiếp thể hiện sự tôn trọng cao hơn. Khi trao đổi, nêu rõ lý do từ chối một cách khéo léo nhưng chân thành, có thể là định hướng nghề nghiệp không phù hợp, yêu cầu công việc quá cao, vấn đề chính sách công ty, lương thưởng hoặc bạn đã nhận lời mời khác.

Khi gọi điện, tìm không gian yên tĩnh, giữ bình tĩnh và sử dụng giọng nói rõ ràng. Tránh cười đùa không phù hợp hoặc tỏ thái độ hời hợt. Hãy nhớ rằng, từ chối hiện tại không đồng nghĩa với việc đóng lại cơ hội hợp tác tương lai. Cách bạn ứng xử hôm nay sẽ ảnh hưởng đến mối quan hệ nghề nghiệp lâu dài, vì vậy hãy luôn duy trì thái độ chuyên nghiệp và thiện chí.

5. Top 5 mẫu email từ chối nhận việc lịch sự, chuyên nghiệp

5.1. Từ chối nhận việc do không phù hợp với định hướng cá nhân

Tiêu đề: Cảm ơn về lời mời làm việc tại [Tên công ty] Kính gửi [Tên người phụ trách tuyển dụng], Cảm ơn Anh/Chị và [Tên công ty] đã dành thời gian trao đổi cũng như gửi lời mời làm việc cho tôi ở vị trí [Tên vị trí]. Tôi thực sự trân trọng cơ hội này và đánh giá cao những giá trị cũng như tầm nhìn của công ty. Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi nhận thấy định hướng cá nhân của mình chưa thực sự phù hợp với vị trí này. Vì vậy, tôi xin phép từ chối lời mời làm việc. Tôi rất biết ơn sự hỗ trợ và chuyên nghiệp từ phía công ty trong suốt quá trình tuyển dụng. Hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai. Trân trọng, [Họ và tên]

5.2. Từ chối nhận việc do KPI và khối lượng công việc không phù hợp

Tiêu đề: Lời cảm ơn và phản hồi về lời mời làm việc tại [Tên công ty] Kính gửi [Tên người phụ trách tuyển dụng], Cảm ơn Anh/Chị và [Tên công ty] đã dành thời gian phỏng vấn và gửi lời mời làm việc cho tôi. Tôi thực sự ấn tượng với môi trường làm việc và văn hóa của công ty. Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ về các yêu cầu công việc và KPI đề ra, tôi nhận thấy rằng khối lượng công việc hiện tại chưa thực sự phù hợp với năng lực và định hướng của mình. Vì vậy, tôi xin phép từ chối lời mời lần này. Dù vậy, tôi vẫn rất trân trọng cơ hội mà công ty đã dành cho tôi và mong rằng chúng ta có thể hợp tác trong tương lai. Trân trọng, [Họ và tên]

5.3. Từ chối nhận việc do chính sách công ty chưa phù hợp

Tiêu đề: Cảm ơn về lời mời làm việc tại [Tên công ty] Kính gửi [Tên người phụ trách tuyển dụng], Tôi chân thành cảm ơn Anh/Chị và [Tên công ty] đã dành thời gian trao đổi và gửi lời mời làm việc cho tôi. Tôi rất ấn tượng với đội ngũ và những giá trị mà công ty đang theo đuổi. Tuy nhiên, sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi nhận thấy một số chính sách của công ty hiện chưa hoàn toàn phù hợp với định hướng phát triển cá nhân của tôi. Vì vậy, tôi xin phép từ chối lời mời làm việc lần này. Tôi thực sự trân trọng sự hỗ trợ và nhiệt tình từ phía công ty. Hy vọng rằng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai. Trân trọng, [Họ và tên]

5.4. Từ chối nhận việc do mức lương chưa đúng kỳ vọng

Tiêu đề: Phản hồi về lời mời làm việc tại [Tên công ty] Kính gửi [Tên người phụ trách tuyển dụng], Cảm ơn Anh/Chị và [Tên công ty] đã dành thời gian trao đổi với tôi trong suốt quá trình tuyển dụng. Tôi rất ấn tượng với môi trường làm việc chuyên nghiệp và đội ngũ của công ty. Tuy nhiên, sau khi cân nhắc về mức lương và chế độ đãi ngộ, tôi nhận thấy đề xuất hiện tại chưa đáp ứng được kỳ vọng của mình. Vì vậy, tôi xin phép từ chối lời mời làm việc này. Mặc dù vậy, tôi rất trân trọng cơ hội mà công ty đã mang đến và hy vọng sẽ có dịp hợp tác trong tương lai nếu điều kiện phù hợp hơn. Trân trọng, [Họ và tên]

5.5. Từ chối nhận việc do đã nhận lời mời làm việc ở tổ chức khác

Tiêu đề: Cảm ơn về cơ hội tại [Tên công ty] Kính gửi [Tên người phụ trách tuyển dụng], Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Anh/Chị và [Tên công ty] vì đã dành thời gian trao đổi và gửi lời mời làm việc cho tôi. Tôi thực sự đánh giá cao sự chuyên nghiệp và những giá trị mà công ty đang hướng tới. Tuy nhiên, sau quá trình cân nhắc, tôi đã quyết định nhận lời mời làm việc từ một tổ chức khác phù hợp hơn với định hướng phát triển cá nhân. Vì vậy, tôi xin phép từ chối lời đề nghị của công ty. Tôi rất trân trọng cơ hội này và hy vọng rằng trong tương lai, chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác. Trân trọng, [Họ và tên]

Việc từ chối nhận việc là một quyết định quan trọng, cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp để giữ gìn uy tín cá nhân. Một email hoặc cuộc gọi từ chối lịch sự sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng, mở ra những cơ hội sau này. Hy vọng qua bài viết trên của Đại lý Ngoại hạng AIA, bạn có thể tự tin từ chối offer mà vẫn để lại ấn tượng tích cực.