Cách trả lời email mời phỏng vấn chuyên nghiệp, gây ấn tượng

Bạn đã nhận được email mời phỏng vấn và đang băn khoăn không biết nên trả lời như thế nào để gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng? Một email phản hồi chuyên nghiệp không chỉ thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với công ty mà còn giúp bạn tạo ấn tượng tốt ngay từ những bước đầu tiên. Bài viết này từ Đại Lý Ngoại Hạng AIA sẽ hướng dẫn bạn cách trả lời email mời phỏng vấn một cách hiệu quả nhất.

1. Cách trả lời email mời phỏng vấn chuyên nghiệp, ghi điểm nhà tuyển dụng

Việc trả lời email mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp là bước đầu tiên quan trọng để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Dưới đây là cách trả lời email mời phỏng vấn để giúp bạn hoàn thiện kỹ năng này

1.1 Tiêu đề ngắn gọn, đúng trọng tâm

Tiêu đề email là phần đầu tiên mà nhà tuyển dụng sẽ nhìn thấy. Vì vậy, khi trả lời email mời phỏng vấn, tiêu đề mail cần phải ngắn gọn, dễ hiểu và đúng trọng tâm. Bạn nên đề cập đến vị trí công việc mà bạn được mời phỏng vấn để nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng nhận biết nội dung email của bạn. Một ví dụ về tiêu đề chuẩn là: “[Họ và tên] – [Vị trí ứng tuyển] – Xác nhận phỏng vấn”.

1.2. Bắt đầu email bằng lời chào

Lời chào là một phần quan trọng giúp tạo không khí thân thiện và chuyên nghiệp trong phần trả lời email mời phỏng vấn của bạn. Bạn nên chào theo tên người gửi nếu họ đã cung cấp, ví dụ: “Kính gửi anh/chị [Tên nhà tuyển dụng],”. Nếu không biết rõ người gửi, bạn có thể dùng cách chào chung như: “Kính gửi bộ phận tuyển dụng công ty [Tên công ty],”. Lưu ý sử dụng cách xưng hô phù hợp và thể hiện sự tôn trọng.

Xem thêm: Cách gửi CV qua email ấn tượng và thu hút nhà tuyển dụng

1.3. Gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng và công ty

Việc thể hiện sự biết ơn khi nhận được cơ hội phỏng vấn là một cách thể hiện thái độ lịch sự và trân trọng. Bạn có thể viết: “Tôi rất cảm ơn anh/chị và công ty [Tên công ty] đã xem xét hồ sơ của tôi và mời tôi tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên công việc].”

1.4. Xác nhận tham gia phỏng vấn

Phần quan trọng nhất trong trả lời email mời phỏng vấn là xác nhận bạn có thể tham gia buổi phỏng vấn. Cách rep mail xác nhận phỏng vấn là hãy khẳng định sự sẵn sàng của bạn: “Tôi xin xác nhận rằng tôi sẽ có mặt tham gia buổi phỏng vấn theo thời gian đã hẹn.” 

Nếu bạn không thể tham dự buổi phỏng vấn theo công ty đã sắp xếp vì một lý do nào đó, trong trả lời email mời phỏng vấn hãy giải thích rõ ràng và đề xuất một khung thời gian thay thế phù hợp với nhà tuyển dụng.

1.5. Nhắc lại thời gian và địa điểm

Nhắc lại thời gian và địa điểm giúp đảm bảo rằng bạn và nhà tuyển dụng đều hiểu rõ về thông tin buổi phỏng vấn. Điều này cũng giúp bạn tránh nhầm lẫn và đảm bảo sự chuẩn bị tốt nhất. Bạn có thể trả lời email mời phỏng vấn như: “Tôi sẽ có mặt vào lúc [thời gian] ngày [ngày] tại [địa điểm]. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, xin anh/chị vui lòng thông báo lại cho tôi.”

1.6. Các câu hỏi khác (nếu có)

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến buổi phỏng vấn, như tài liệu cần chuẩn bị hoặc hình thức phỏng vấn (trực tiếp hay online), đây là thời điểm thích hợp để hỏi. Ví dụ: “Tôi có cần chuẩn bị thêm tài liệu hoặc thông tin nào khác cho buổi phỏng vấn không?”

1.7. Kết thúc email và ghi chữ ký

Kết thúc việc trả lời email mời phỏng vấn bằng lời cảm ơn một lần nữa và lời chào tạm biệt. Hãy nhớ ghi tên đầy đủ của bạn để nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện. Bạn có thể viết như sau: “Một lần nữa, xin cảm ơn anh/chị vì cơ hội này. Tôi rất mong được gặp và trao đổi với anh/chị trong buổi phỏng vấn. Trân trọng, [Tên đầy đủ] [Số điện thoại liên hệ]”.

Xem thêm: Cách Viết CV Cho Người Chưa Có Kinh Nghiệm: Từ A đến Z

2. Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn thu hút, ấn tượng

Việc có một mẫu email trả lời  mời phỏng vấn ấn tượng là rất quan trọng để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ những bước đầu tiên. Dưới đây là một số mẫu email bạn có thể tham khảo và tùy chỉnh cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể.

2.1. Mẫu trả lời mail xác nhận phỏng vấn

• Mẫu xác nhận tham gia phỏng vấn

Tiêu đề: Xác nhận tham gia phỏng vấn vị trí [Tên công việc] – [Họ tên] Nội dung: Kính gửi anh/chị [Tên người nhận], Tôi rất cảm ơn anh/chị và công ty [Tên công ty] đã mời tôi tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên công việc]. Tôi xin xác nhận sẽ có mặt vào lúc [thời gian] ngày [ngày] tại [địa điểm]. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, xin anh/chị vui lòng thông báo lại cho tôi. Nếu cần tôi chuẩn bị thêm tài liệu hoặc thông tin nào khác cho buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết. Trân trọng, [Tên bạn] [Số điện thoại] [Địa chỉ email]

• Mẫu xác nhận tham gia phỏng vấn 2

Tiêu đề: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí] – [tên ứng viên] Nội dung: Kính gửi anh/chị [Tên người nhận], Tôi xin gửi lời cảm ơn đến [người nhận]/Quý Công ty đã mời tôi tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ]. Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn đúng thời gian vào lúc [thời gian] ngày [ngày] tại [địa điểm].  Tôi rất háo hức được gặp gỡ [người nhận]/Quý Công ty và trao đổi về khả năng và kinh nghiệm của tôi. Nếu bạn cần bất kỳ thông tin bổ sung nào hoặc tài liệu chuẩn bị trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết. Cảm ơn và mong sớm gặp lại! Trân trọng, [Tên bạn] [Số điện thoại] [Địa chỉ email]

• Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn có đề xuất ngày giờ khác

Tiêu đề: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn [vị trí] – [tên ứng viên] Nội dung: Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/Quý Công ty. Tôi xin chân thành cảm ơn vì Quý Công ty đã gửi cho tôi email mời phỏng vấn cho [vị trí] tại [tên công ty]. Tuy nhiên, do [lý do] nên tôi không thể có mặt vào đúng thời gian mà Quý công ty đã đưa ra.  Tôi thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này và mong Quý công ty có thể hỗ trợ dời lịch phỏng vấn sang [ngày], vào lúc [giờ] tại [địa điểm]. Tôi mong có cơ hội được trình bày rõ hơn về kỹ năng và kinh nghiệm của mình, đồng thời trao đổi về mong muốn và nhu cầu của cả hai bên. Nếu cần bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nào trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng thông báo giúp tôi. Cảm ơn và mong sớm gặp lại! Trân trọng, [Tên bạn] [Số điện thoại] [Địa chỉ email]

2.2. Mẫu trả lời mail từ chối phỏng vấn

Tiêu đề: Từ chối lời mời phỏng vấn – [Tên của bạn] Nội dung: Kính gửi [Tên người nhận] hoặc  [Quý Công ty], Trước tiên, tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi cũng như mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi quyết định không tiếp tục tham gia quá trình tuyển dụng cho vị trí này vào thời điểm hiện tại vì [lý do từ chối]. Đây là một quyết định khó khăn, nhưng tôi tin rằng nó phù hợp với định hướng cá nhân của tôi hiện nay. Tôi rất cảm kích sự quan tâm và cơ hội mà quý công ty đã dành cho tôi. Hy vọng trong tương lai, chúng ta có thể có cơ hội hợp tác nếu có vị trí phù hợp hơn. Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn ông/bà và quý công ty. Kính chúc quý công ty ngày càng phát triển và thành công. Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại] [Email của bạn]

3. Một số mẹo hay khi trả lời email mời phỏng vấn 

Một số mẹo hay bổ sung để bạn có thể trả lời email mời phỏng vấn hoàn hảo.

3.1. Xác nhận phỏng vấn càng nhanh càng tốt

Nên trả lời email mời phỏng vấn càng sớm càng tốt, để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng thời gian của nhà tuyển dụng.

3.2. Thêm họ tên vào tiêu đề mail

Khi trả lời email mời phỏng vấn, tiêu đề nên rõ ràng và chuyên nghiệp. Bạn nên thêm họ tên của mình vào tiêu đề để nhà tuyển dụng dễ nhận biết và sắp xếp email nếu email của bạn được chuyển tiếp đến người phỏng vấn hoặc quản lý tương lai.

Xem thêm: Cách viết kỹ năng trong CV xin việc thông minh giúp bạn toả sáng

3.3. Chọn Reply all khi email được cc cho nhiều người

Nếu email mời phỏng vấn được gửi đến nhiều người (có CC), việc nhấn “Reply All” sẽ đảm bảo tất cả những người liên quan đều nhận được phản hồi của bạn. Điều này thể hiện sự tôn trọng và giúp quá trình tổ chức phỏng vấn diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, hãy kiểm tra danh sách người nhận trước khi trả lời để chắc chắn chỉ những người cần thiết nhận được email.

Xem thêm: Đi phỏng vấn cần chuẩn bị gì để thành công? – Bí Kíp 2025

3.4. Đọc kỹ email trước khi gửi để tránh bị lỗi chính tả/thiếu sót

Khi trả lời email mời phỏng vấn, bạn cần đọc kỹ lại email trước khi gửi để tránh lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, sử dụng ngôn ngữ trang trọng, tránh sử dụng tiếng lóng hoặc viết tắt để giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn.

Việc trả lời email mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp là bước đệm quan trọng để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Một email xác nhận ngắn gọn, lịch sự và thể hiện sự nhiệt tình sẽ giúp bạn ghi điểm ngay từ đầu. Bằng những cách rep mail xác nhận phỏng vấn mà Đại Lý Ngoại Hạng AIA đã cung cấp, bạn hoàn toàn tự tin để xây dựng một email ấn tượng và tăng cơ hội thành công trong quá trình ứng tuyển.