Viết tiêu đề email xin việc như thế nào để tăng tỷ lệ đậu?

Tiêu đề email xin việc là yếu tố đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn thấy khi bạn gửi hồ sơ ứng tuyển. Đây là bước quan trọng nhưng thường bị nhiều ứng viên bỏ qua hoặc viết qua loa. Một tiêu đề được viết rõ ràng, chuyên nghiệp và phù hợp với vị trí ứng tuyển sẽ giúp bạn nổi bật giữa hàng trăm email khác. Nếu bạn muốn hồ sơ được mở ra đọc, hãy bắt đầu bằng một tiêu đề thật ấn tượng và đúng chuẩn cùng với Đại lý Ngoại hạng AIA. 

1. Vai trò quan trọng của tiêu đề email xin việc

Tiêu đề email xin việc giữ vai trò then chốt trong việc tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng. Nói cách khác đây chính là “cửa ngõ” đầu tiên giúp bạn tiếp cận nhà tuyển dụng. Một tiêu đề được viết đúng cách không chỉ thu hút sự chú ý ngay từ cái nhìn đầu tiên mà còn đóng vai trò quyết định việc email của bạn có được mở ra và đọc tiếp hay không. Trong bối cảnh nhà tuyển dụng phải xử lý hàng trăm email mỗi ngày, một tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng và thể hiện trực tiếp mục đích sẽ giúp email của bạn nổi bật và dễ dàng được ưu tiên xem xét.

Ngoài ra, một tiêu đề hiệu quả còn góp phần làm tăng tỷ lệ mở email – yếu tố quan trọng để thông điệp, hồ sơ xin việc và sự chuyên nghiệp của bạn tiếp cận đến đúng người. Ngược lại, nếu tiêu đề quá mơ hồ hoặc dài dòng, email của bạn dễ bị bỏ qua hoặc lẫn vào hàng loạt thư khác. Chính vì vậy, đầu tư vào cách đặt tiêu đề email là bước nhỏ nhưng mang ý nghĩa lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến cơ hội được nhà tuyển dụng chú ý và mời phỏng vấn.

2. Những nguyên tắc vàng khi soạn tiêu đề email gửi CV

Một tiêu đề tốt không chỉ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt nội dung, mà còn tăng khả năng email của bạn được mở và đọc kỹ. Dưới đây là những nguyên tắc vàng bạn cần lưu ý khi viết tiêu đề email xin việc. 

2.1. Viết tiêu đề email rõ ràng, cụ thể và súc tích

Một tiêu đề email xin việc rõ ràng giúp nhà tuyển dụng ngay lập tức nhận biết bạn là ai và mục đích gửi email của bạn là gì mà không cần mở nội dung thư. Tránh sử dụng những cụm từ chung chung như “Thư xin việc”, “Thư ngỏ tìm việc” vì chúng không đủ cụ thể để thu hút sự chú ý. Hãy trực tiếp nêu tên bạn và vị trí bạn đang ứng tuyển để tạo ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ bước đầu tiên.

Ví dụ: Nguyễn Thành Công – Ứng tuyển Chuyên viên Digital Marketing. 

2.2. Tối ưu từ khóa để dễ tìm kiếm và lọc email

Trong quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng thường phải xử lý một lượng lớn email, nên họ thường thiết lập bộ lọc tìm kiếm dựa trên các từ khóa liên quan. Việc khéo léo chèn từ khóa như “Ứng tuyển”, “Hồ sơ xin việc”, “CV vị trí…” vào tiêu đề email xin việc sẽ giúp thư của bạn dễ dàng được truy xuất, ngay cả khi nhà tuyển dụng tìm kiếm sau này. Điều này đặc biệt quan trọng nếu quá trình tuyển dụng kéo dài nhiều tuần.

Ví dụ: Hồ sơ xin việc – Chuyên viên Kế hoạch Sự kiện – Trần Hoàng Anh. 

2.3. Bắt đầu với thông tin quan trọng nhất

Theo Dmitri Leonov – Phó Chủ tịch của Dịch vụ quản lý email SaneBox, khoảng 50% email hiện nay được đọc trên thiết bị di động. Với không gian hiển thị hạn chế trên màn hình điện thoại, nhà tuyển dụng có thể chỉ nhìn thấy một phần đầu của tiêu đề email. Vì vậy, để đảm bảo nội dung quan trọng nhất không bị bỏ sót, bạn nên đặt các thông tin then chốt như vị trí ứng tuyển, số năm kinh nghiệm hoặc kỹ năng nổi bật ngay đầu tiêu đề email xin việc. 

Cách trình bày này giúp thu hút sự chú ý nhanh chóng và truyền tải hiệu quả mục đích gửi email, ngay cả khi tiêu đề không được hiển thị đầy đủ. Nếu để thông tin quan trọng ở cuối, rất có thể chúng sẽ bị ẩn đi, làm giảm cơ hội được nhà tuyển dụng mở và đọc email.

Ví dụ:

• Chuyên viên Marketing – 5 năm kinh nghiệm – Trần Minh Anh
• Ứng tuyển Trưởng phòng Kinh doanh – Nguyễn Văn Hùng

2.4. Ghi đầy đủ họ tên và vị trí ứng tuyển

Một tiêu đề email xin việc chuyên nghiệp nên bao gồm đầy đủ họ tên của bạn cùng với vị trí công việc bạn mong muốn. Nếu tin tuyển dụng có yêu cầu ghi mã số công việc, bạn cũng nên bổ sung mã này vào tiêu đề. Điều này không chỉ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng lưu trữ hồ sơ mà còn thể hiện sự tuân thủ và chi tiết của bạn – những yếu tố được đánh giá cao trong môi trường tuyển dụng.

Ví dụ: Ứng tuyển Nhân viên Hành chính – Mã số 7890 – Lê Phương Thảo. 

2.5. Dùng ngôn từ chuyên nghiệp, tránh lỗi chính tả và ngữ pháp

Tiêu đề email xin việc không chỉ cần đúng chính tả mà còn phải được trình bày bằng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự và phù hợp với ngữ cảnh tuyển dụng. Việc mắc lỗi chính tả, ngữ pháp trong tiêu đề sẽ khiến bạn mất điểm ngay lập tức trong mắt nhà tuyển dụng, vì nó cho thấy sự thiếu chỉn chu, thiếu nghiêm túc với cơ hội nghề nghiệp. Ngoài ra, hãy ưu tiên dùng các cấu trúc ngắn gọn, từ ngữ chuyên môn phù hợp với lĩnh vực ứng tuyển để tiêu đề vừa dễ hiểu vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

Ví dụ: Thay vì viết sơ sài như “Gửi CV vị trí kinh doanh” hãy trình bày chuẩn chỉnh như “Ứng tuyển Chuyên viên Kinh doanh – Nguyễn Hữu Nam”. 

2.6. Tránh từ ngữ mang tính spam hoặc gây hiểu lầm

Một số cụm từ như “Click ngay”, “Cơ hội vàng”, “Đừng bỏ lỡ”, hay việc lạm dụng các ký tự đặc biệt như “!!!”, “###” trong tiêu đề email xin việc có thể khiến hệ thống email tự động đưa thư của bạn vào mục spam, hoặc khiến nhà tuyển dụng cảm thấy không nghiêm túc. Tiêu đề nên sử dụng ngôn ngữ trung tính, nhã nhặn và đi thẳng vào trọng tâm nội dung để tăng khả năng được đọc.

Ví dụ không nên dùng: Cơ hội cuối cùng – Tuyển dụng nóng!!!

Ví dụ nên dùng: Ứng tuyển vị trí Trưởng nhóm Bán hàng – Đinh Gia Bảo.

2.7. Nếu có người giới thiệu, hãy đề cập đến tên họ

Nếu bạn nộp đơn thông qua sự giới thiệu của người quen hoặc nhân viên nội bộ, việc đề cập trực tiếp tên người giới thiệu trong tiêu đề email xin việc sẽ giúp bạn tạo được sự tin tưởng ngay từ bước đầu tiên. Hơn nữa, điều này còn giúp thư của bạn nhanh chóng được chú ý giữa hàng trăm hồ sơ khác. Hãy ghi rõ tên người giới thiệu cùng vị trí bạn ứng tuyển một cách ngắn gọn và chuyên nghiệp.

Ví dụ: “Ứng tuyển Nhân viên Thiết kế – Được Nguyễn Thị Bích Ngọc giới thiệu”.  

3. Những điều cần lưu ý khi viết tiêu đề gửi email xin việc

Tiêu đề email là phần đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn thấy, vì vậy cách bạn trình bày tiêu đề có thể quyết định việc email có được mở ra hay không. Để gây ấn tượng tốt và thể hiện sự chuyên nghiệp ngay từ bước đầu tiên, bạn cần lưu ý những điểm sau khi viết tiêu đề gửi email xin việc: 

Tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp

Trước khi viết tiêu đề email xin việc, hãy đảm bảo bạn đang sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp. Tên email nên bao gồm đầy đủ họ tên của bạn (ví dụ: nguyenthianh@gmail.com) để giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện và phản hồi. Tránh dùng những địa chỉ mang tính cá nhân, thiếu nghiêm túc hoặc được tạo ra cho mục đích giải trí như “cobegiangsinh_xinhdep@…”, vì điều này có thể làm giảm thiện cảm ban đầu.

Tiêu đề có độ dài 60-65 ký tự

Độ dài tiêu đề là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc email của bạn có được mở hay không. Theo chuyên gia nghề nghiệp Amanda Augustine từ TopResumes, trong hộp thư đến, một dòng tiêu đề thông thường chỉ hiển thị được khoảng 60 ký tự trên máy tính và chỉ 25–30 ký tự trên thiết bị di động. Vì vậy, nếu tiêu đề quá dài, nội dung quan trọng có thể bị cắt mất, khiến nhà tuyển dụng không nắm được bạn đang gửi gì.

Ngược lại, nếu tiêu đề email xin việc quá ngắn (dưới 60 ký tự), có thể bạn chưa truyền tải đủ thông tin cần thiết như vị trí ứng tuyển, họ tên hoặc nội dung chính. Điều này làm giảm khả năng email được chú ý giữa hàng trăm email khác mà nhà tuyển dụng nhận mỗi ngày.

Để đảm bảo tính hiệu quả, bạn nên viết tiêu đề email trong khoảng từ 60 đến tối đa 65 ký tự, bao gồm các từ khóa quan trọng như: “Ứng tuyển”, tên vị trí, họ tên ứng viên… và loại bỏ các cụm từ không cần thiết như “Xin chào”, “Kính gửi”, “Em tên là…”, vốn phù hợp hơn trong phần nội dung email.

Ví dụ một tiêu đề email xin việc đúng chuẩn:

• Ứng tuyển vị trí Nhân viên Kinh doanh – Nguyễn Văn A
• Nguyen Van A – Application for Marketing Executive Position

Những tiêu đề như vậy vừa ngắn gọn, rõ ràng, vừa đảm bảo thể hiện được thông điệp chính và giúp tăng khả năng được nhà tuyển dụng mở đọc email.

Không dùng toàn CHỮ IN HOA

Dùng toàn chữ in hoa trong tiêu đề có thể gây cảm giác khó chịu và thiếu chuyên nghiệp, giống như đang “hét” vào mặt người đọc. Bên cạnh đó, bạn cũng nên hạn chế dùng các ký tự đặc biệt như dấu chấm than (!), dấu sao (*),… Việc trình bày gọn gàng, dễ đọc sẽ thể hiện sự tôn trọng người nhận.

Ví dụ nên tránh: “NGUYỄN VĂN A ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ KẾ TOÁN!!!”

Cách viết đúng: “Nguyễn Văn A ứng tuyển vị trí Kế toán” 

Tuân thủ cú pháp đặt tiêu đề email xin việc của nhà tuyển dụng đưa ra

Một số công ty yêu cầu ứng viên ghi tiêu đề email theo cú pháp cụ thể (ví dụ: [Họ tên] – Ứng tuyển [Vị trí] – [Mã số tuyển dụng]). Việc tuân thủ đúng cú pháp không chỉ giúp email của bạn được lọc và xử lý nhanh hơn mà còn thể hiện bạn là người chỉn chu và biết tôn trọng quy trình tuyển dụng.

Nhìn chung, một tiêu đề email xin việc rõ ràng, chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin sẽ giúp bạn ghi điểm ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên với nhà tuyển dụng. Việc chú trọng vào các nguyên tắc khi viết tiêu đề không chỉ làm tăng khả năng email của bạn được mở ra, mà còn phản ánh sự tỉ mỉ và nghiêm túc của bạn đối với cơ hội nghề nghiệp. Hãy nhớ rằng, một tiêu đề hiệu quả có thể là bước đi quan trọng đưa bạn đến gần hơn với cơ hội phỏng vấn và cơ hội nghề nghiệp mơ ước.