Tổng hợp những mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn nhất, đúng luật

Bạn đang có ý định nghỉ việc và cần viết đơn xin nghỉ việc đúng quy định? Việc chuẩn bị một mẫu đơn chuyên nghiệp không chỉ giúp quá trình nghỉ việc suôn sẻ mà còn giữ gìn mối quan hệ với công ty cũ. Bài viết này của Đại lý Ngoại hạng AIA sẽ cung cấp các mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn cùng hướng dẫn chi tiết về quy trình nghỉ việc đúng luật.

1. Tổng hợp một số mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp

Mẫu đơn xin nghỉ việc không chỉ đơn thuần là văn bản thông báo về quyết định nghỉ việc, mà còn phản ánh tinh thần trách nhiệm và tính chuyên nghiệp của người lao động. Vì vậy, dù nghỉ việc với bất kỳ lý do nào, bạn cũng cần soạn thảo đơn xin nghỉ để thể hiện sự tôn trọng đối với công ty.

Văn bản này có thể được viết tay hoặc đánh máy, tùy vào yêu cầu của từng doanh nghiệp. Hiện nay, Bộ luật Lao động 2019 không đưa ra quy định cụ thể về mẫu đơn xin nghỉ việc, vì thế người lao động thường lựa chọn các mẫu có sẵn dưới dạng file Word để dễ dàng chỉnh sửa theo nhu cầu.

Dưới đây là một số mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn mà bạn có thể tham khảo.

>> Tìm hiểu thêm: Bật mí cách xin nghỉ phép khiến mọi lãnh đạo đều đồng ý

2. Quy trình nghỉ việc đúng luật

2.1. Thông báo nghỉ

Để quá trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ, bạn nên thông báo trước cho quản lý hoặc cấp trên theo đúng thời gian quy định, thường dao động từ 14 đến 45 ngày, tùy vào thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp công ty có thời gian sắp xếp nhân sự thay thế phù hợp.

Bên cạnh đó, việc lựa chọn cách giao tiếp khéo léo khi thông báo nghỉ việc cũng rất quan trọng. Một cuộc trao đổi trực tiếp với sếp sẽ giúp đôi bên hiểu rõ tình hình, tránh những hiểu lầm không đáng có. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi và hạn chế rủi ro pháp lý, bạn nên có văn bản xác nhận việc xin nghỉ đã được thông qua. Điều này sẽ giúp quá trình chấm dứt hợp đồng diễn ra minh bạch và thuận lợi hơn.

2.2. Viết đơn xin nghỉ việc

Sau khi thông báo với cấp trên, bạn cần chính thức nộp mẫu đơn xin nghỉ việc để hoàn tất thủ tục. Đây là một bước quan trọng trong quy trình nghỉ việc, giúp xác nhận mong muốn chấm dứt hợp đồng lao động của bạn. Đơn xin nghỉ có thể được viết tay hoặc sử dụng mẫu có sẵn dưới dạng file Word để thuận tiện chỉnh sửa. Điều quan trọng là bạn cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng, thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng công ty.

>> Có thể bạn quan tâm: Những lý do xin nghỉ việc thuyết phục và không mất lòng sếp

2.3. Đợi duyệt đơn xin nghỉ việc và thanh toán hợp đồng

Sau khi gửi mẫu đơn xin nghỉ việc, bạn cần đợi cấp trên xem xét và phê duyệt. Quá trình này có thể diễn ra nhanh hoặc chậm tùy vào quy định của công ty. Trong thời gian chờ duyệt, bạn nên chủ động tìm hiểu về các thủ tục liên quan đến thanh lý hợp đồng, đặc biệt là các quyền lợi về lương, bảo hiểm và các khoản trợ cấp (nếu có) để đảm bảo quá trình nghỉ việc diễn ra thuận lợi.

2.4. Bàn giao công việc và tài sản

Trước khi chính thức rời công ty, bạn cần hoàn tất quá trình bàn giao công việc và tài sản. Đây là bước quan trọng để đảm bảo công việc không bị gián đoạn, giúp người kế nhiệm dễ dàng tiếp quản nhiệm vụ. Đồng thời, việc bàn giao đầy đủ cũng giúp bạn tránh các vấn đề pháp lý hoặc tranh chấp sau này. Để thực hiện đúng quy trình, bạn nên tham khảo biên bản bàn giao tài sản và làm việc trực tiếp với người phụ trách để hoàn tất mọi thủ tục cần thiết.

3. Những lý do xin nghỉ việc khéo léo, không gây mất lòng sếp

Khi quyết định nghỉ việc, điều quan trọng là đưa ra một lý do hợp lý, thể hiện sự chuyên nghiệp mà không làm mất lòng cấp trên hay ảnh hưởng đến mối quan hệ trong công ty. Một lý do khéo léo giúp bạn rời đi một cách êm đẹp và giữ gìn hình ảnh cá nhân. Dưới đây là những lý do phổ biến và cách diễn đạt phù hợp trong từng tình huống.

3.1. Lý do cá nhân

• Thay đổi nơi ở

Nếu bạn có kế hoạch chuyển đến một địa điểm mới và không thể tiếp tục công việc, đây là một lý do hợp lý để xin nghỉ.

• Ví dụ: “Tôi sắp chuyển đến một nơi ở mới cách xa công ty, khiến việc đi lại trở nên khó khăn. Vì vậy, tôi quyết định tìm một công việc gần nơi ở hơn để thuận tiện hơn trong công việc và cuộc sống.”

• Tập trung học tập, nâng cao trình độ

Trong trường hợp bạn muốn tiếp tục học lên cao hoặc theo đuổi một chương trình đào tạo chuyên sâu, đây cũng là một lý do chính đáng.

• Ví dụ: “Tôi muốn dành thời gian để nâng cao trình độ chuyên môn, trau dồi thêm kỹ năng để phục vụ cho sự phát triển nghề nghiệp trong tương lai.”

• Lý do sức khỏe

Sức khỏe không đảm bảo có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, đây là một lý do hợp lý để xin nghỉ.

• Ví dụ: “Tôi gặp một số vấn đề về sức khỏe và cần thời gian để nghỉ ngơi, phục hồi trước khi tiếp tục công việc mới.”

>> Tìm hiểu thêm: Cách trả lời email mời phỏng vấn chuyên nghiệp, gây ấn tượng

3.2. Lý do liên quan đến công ty

• Không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

Mỗi công ty có một văn hóa riêng, nếu bạn cảm thấy không phù hợp, có thể sử dụng lý do này.

• Ví dụ: “Sau một thời gian làm việc, tôi nhận ra rằng phong cách làm việc của mình không thực sự phù hợp với văn hóa công ty. Tôi muốn tìm một môi trường có định hướng phù hợp hơn với bản thân.”

• Chế độ đãi ngộ chưa đáp ứng mong đợi

Mức lương và phúc lợi không đáp ứng mong muốn có thể là một yếu tố khiến bạn quyết định nghỉ việc.

• Ví dụ: “Sau thời gian làm việc tại công ty, tôi nhận thấy mức đãi ngộ chưa thực sự phù hợp với định hướng phát triển của mình. Tôi quyết định tìm kiếm một cơ hội có chế độ tốt hơn.”

• Thiếu cơ hội phát triển và thăng tiến

Nếu công ty không có lộ trình thăng tiến rõ ràng hoặc không có cơ hội phát triển thêm, bạn có thể sử dụng lý do này.

• Ví dụ: “Tôi mong muốn có cơ hội thử sức ở những vị trí cao hơn để phát triển kỹ năng và nâng cao chuyên môn, nhưng hiện tại công ty chưa có vị trí phù hợp. Vì vậy, tôi quyết định tìm kiếm một môi trường có lộ trình phát triển rõ ràng hơn.”\\

>> Tìm hiểu thêm: Cách gửi CV qua email ấn tượng và thu hút nhà tuyển dụng

3.3. Lý do hướng đến tương lai

• Thay đổi mục tiêu nghề nghiệp

Nếu bạn có định hướng mới trong sự nghiệp, bạn có thể lựa chọn lý do này.

• Ví dụ: “Tôi nhận ra rằng bản thân có định hướng phát triển theo một lĩnh vực khác, phù hợp hơn với sở thích và thế mạnh cá nhân. Vì vậy, tôi quyết định tìm kiếm một công việc mới phù hợp hơn với mục tiêu lâu dài của mình.”

• Có cơ hội việc làm tốt hơn

Khi bạn nhận được một lời mời làm việc hấp dẫn hơn, đây là lý do hợp lý nhưng cần diễn đạt khéo léo.

• Ví dụ: “Tôi đã nhận được một cơ hội nghề nghiệp mới phù hợp hơn với định hướng và kỹ năng của mình. Tôi rất trân trọng khoảng thời gian làm việc tại công ty và những kinh nghiệm quý báu đã học được ở đây.”

• Muốn thử sức ở lĩnh vực mới

Nếu bạn muốn chuyển hướng sang một lĩnh vực khác, bạn có thể trình bày một cách tinh tế.

• Ví dụ: “Tôi mong muốn thử sức trong một lĩnh vực mới để mở rộng kỹ năng và kinh nghiệm, từ đó nâng cao năng lực cá nhân.”

4. Giải đáp các thắc mắc thường gặp khi nghỉ việc

4.1.Nghỉ việc cần báo trước bao nhiêu ngày theo luật?

Theo quy định tại Điều 35 của Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, nhưng cần tuân thủ thời gian báo trước, cụ thể như sau:

• Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
• Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng.
• Ít nhất 3 ngày làm việc đối với hợp đồng lao động có thời hạn dưới 12 tháng.
• Một số ngành nghề đặc thù sẽ có thời gian báo trước riêng theo quy định của Chính phủ.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, người lao động có quyền nghỉ việc ngay mà không cần báo trước, chẳng hạn như:

• Không được bố trí đúng công việc, địa điểm làm việc hoặc điều kiện lao động không đảm bảo theo thỏa thuận.
• Bị chậm lương, trả lương không đúng thời hạn.
• Bị ngược đãi, cưỡng bức lao động, quấy rối tình dục hoặc có hành vi xúc phạm danh dự, nhân phẩm.
• Lao động nữ mang thai cần nghỉ việc theo quy định.
• Đủ tuổi nghỉ hưu theo pháp luật, trừ khi có thỏa thuận khác.
• Phát hiện người sử dụng lao động cung cấp thông tin sai lệch, ảnh hưởng đến hợp đồng lao động.

4.2. Nghỉ việc không báo trước bị xử lý như thế nào?

Trong trường hợp người lao động nghỉ việc nhưng không thực hiện đúng quy trình, không báo trước theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, trừ các trường hợp được miễn báo trước theo khoản 2, Điều 35, thì sẽ bị xem là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật. Khi đó, người lao động phải chịu các trách nhiệm sau:

• Không được hưởng trợ cấp thôi việc.
• Phải bồi thường cho doanh nghiệp nửa tháng lương theo hợp đồng lao động.
• Bồi thường thêm số ngày lương tương ứng với thời gian không báo trước, tính theo mức lương đã thỏa thuận trong hợp đồng.
• Hoàn trả chi phí đào tạo (nếu có) theo quy định tại Điều 62 của Bộ luật Lao động.

Ngược lại, nếu người lao động tuân thủ đúng quy trình, gửi mẫu đơn xin nghỉ việc theo thời gian báo trước hoặc thuộc nhóm được miễn báo trước, thì vẫn được đảm bảo đầy đủ các quyền lợi như trợ cấp thôi việc, lương còn lại, bảo hiểm xã hội và các quyền lợi khác theo hợp đồng lao động.

Vì vậy, để tránh vi phạm pháp luật lao động và đảm bảo quyền lợi cá nhân, người lao động cần nghiên cứu kỹ hợp đồng làm việc cũng như quy định báo trước trước khi quyết định nghỉ việc.

4.3. Nghỉ việc trong thời gian thử việc có được trả lương không?

Theo Điều 26 Bộ luật Lao động 2019, mức lương trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận, nhưng tối thiểu phải bằng 85% lương của công việc đó.

Ngoài ra, Điều 27 cũng quy định rằng trong giai đoạn thử việc, cả người lao động và người sử dụng lao động đều có quyền chấm dứt hợp đồng mà không cần báo trước và không phải bồi thường.

Vì vậy, dù nghỉ việc trong thời gian thử việc, người lao động vẫn được nhận lương tương ứng với số ngày đã làm. Nếu doanh nghiệp từ chối chi trả với lý do làm việc chưa đủ thời gian thử việc theo thỏa thuận, thì đây là hành vi trái với quy định của pháp luật.

Nếu gặp tình huống này, bạn có thể trao đổi lại với doanh nghiệp hoặc nhờ sự hỗ trợ từ cơ quan chức năng để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình.

4.4. Trường hợp nào được nghỉ việc không cần báo trước?

Theo Khoản 2 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động ngay lập tức mà không cần báo trước trong các trường hợp sau:

–  Công việc hoặc điều kiện làm việc không đúng thỏa thuận: Người sử dụng lao động không bố trí đúng công việc, địa điểm làm việc hoặc không đảm bảo điều kiện làm việc theo hợp đồng.

– Không được trả lương đầy đủ hoặc đúng hạn: Doanh nghiệp chậm lương hoặc không trả đủ lương theo hợp đồng lao động.

– Bị ngược đãi, cưỡng bức lao động, xúc phạm danh dự: Người lao động bị đánh đập, nhục mạ, cưỡng bức lao động hoặc bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc.

– Lao động nữ mang thai cần nghỉ việc theo chỉ định y tế: Nếu tiếp tục làm việc ảnh hưởng xấu đến sức khỏe của mẹ hoặc thai nhi, có xác nhận từ cơ sở y tế thì có thể nghỉ ngay.

– Đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định: Khi người lao động đạt độ tuổi nghỉ hưu theo Điều 169 của Bộ luật Lao động.

– Người sử dụng lao động cung cấp thông tin sai sự thật: Nếu doanh nghiệp cung cấp thông tin không trung thực về điều kiện làm việc, chính sách, chế độ,… khiến người lao động bị ảnh hưởng khi ký hợp đồng.

📌 Lưu ý: Khi nghỉ việc trong các trường hợp trên, người lao động không vi phạm hợp đồng và vẫn được hưởng đầy đủ các quyền lợi, bao gồm: tiền lương, tiền phép năm, trợ cấp thất nghiệp, trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện).

4.5. Các khoản tiền được nhận khi nghỉ việc đúng luật?

Khi chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp, người lao động có thể được nhận một số khoản thanh toán theo quy định của pháp luật. Dưới đây là những quyền lợi tài chính mà bạn có thể được hưởng:

• Tiền lương còn lại: Nếu vẫn chưa được thanh toán đầy đủ tiền lương cho những ngày đã làm việc, người lao động có quyền nhận đủ số tiền này từ phía doanh nghiệp.
• Trợ cấp thôi việc: Theo Điều 46 Bộ luật Lao động, những ai đã làm việc liên tục từ 12 tháng trở lên sẽ được nhận trợ cấp thôi việc khi chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp bị sa thải hoặc tự ý nghỉ việc trái luật.
• Trợ cấp mất việc làm: Theo Điều 47 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có thời gian làm việc từ 12 tháng trở lên và bị mất việc do tái cơ cấu, thay đổi công nghệ hoặc lý do khách quan khác sẽ được hưởng khoản trợ cấp này.
• Tiền phép năm chưa sử dụng: Nếu chưa sử dụng hoặc chưa sử dụng hết số ngày nghỉ phép năm theo quy định tại Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động sẽ được thanh toán khoản tiền tương ứng với những ngày nghỉ còn lại.
• Trợ cấp thất nghiệp: Người lao động đã đóng bảo hiểm thất nghiệp từ đủ 12 tháng trong vòng 24 tháng trước khi nghỉ việc có thể được hưởng trợ cấp thất nghiệp theo Điều 49 Luật Việc làm 2013.

4.6. Đơn xin nghỉ việc không được duyệt, làm sao để bảo đảm quyền lợi?

a. Đảm bảo đúng thời gian báo trước khi nghỉ việc

– Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, nếu không thuộc trường hợp được nghỉ ngay không cần báo trước, người lao động phải thực hiện đúng thời gian báo trước:

+ Ít nhất 45 ngày với hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

+ Ít nhất 30 ngày với hợp đồng lao động từ 12 – 36 tháng.

+ Ít nhất 3 ngày với hợp đồng lao động dưới 12 tháng.

– Cách báo trước hợp lệ:

+ Gửi đơn xin nghỉ việc bằng văn bản giấy hoặc email có bằng chứng gửi.

+ Ghi rõ lý do nghỉ việc, thời điểm chính thức nghỉ việc.

+ Yêu cầu phòng nhân sự hoặc người có thẩm quyền xác nhận đã nhận đơn.

b. Nếu công ty không duyệt hoặc gây khó dễ, cần làm gì?

Trường hợp 1: Công ty từ chối duyệt đơn nhưng bạn đã đảm bảo thời gian báo trước

Hết thời gian báo trước, bạn vẫn có quyền nghỉ việc hợp pháp, công ty không thể ép bạn tiếp tục làm việc.

Trường hợp 2: Công ty không chịu chốt sổ BHXH, giữ giấy tờ

• Gửi công văn yêu cầu công ty thực hiện nghĩa vụ của mình.
• Nếu sau 30 ngày công ty vẫn không giải quyết, khiếu nại lên Sở Lao động – Thương binh & Xã hội (LĐTBXH).

c. Hướng dẫn khiếu nại đúng luật

Cách khiếu nại

• Khiếu nại bằng đơn gửi Sở LĐTBXH nơi công ty đặt trụ sở

Nội dung đơn gồm:

+ Ngày/tháng/năm khiếu nại.

+ Họ tên, địa chỉ người khiếu nại.

+ Tên, địa chỉ công ty bị khiếu nại.

+ Lý do khiếu nại, bằng chứng kèm theo.

+ Yêu cầu giải quyết.

• Khiếu nại trực tiếp tại Sở LĐTBXH

Cán bộ tiếp nhận sẽ hướng dẫn viết đơn hoặc ghi lại nội dung khiếu nại.

d. Thời hạn khiếu nại

• 180 ngày kể từ khi biết được hành vi vi phạm của công ty.
• Nếu sau khiếu nại lần đầu, công ty vẫn không giải quyết, người lao động có quyền khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện tại tòa án.

Việc nghỉ việc là một bước ngoặt quan trọng, vì vậy hãy chuẩn bị một mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp và tuân thủ đúng quy trình để đảm bảo quyền lợi của bạn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có một quá trình chuyển đổi công việc thuận lợi.