Bật mí cách xin nghỉ phép khiến mọi lãnh đạo đều đồng ý

Trong công việc, việc xin nghỉ phép là điều cần thiết để duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Tuy nhiên, việc đưa ra lý do xin nghỉ phép thuyết phục là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự chuyên nghiệp và mối quan hệ tốt đẹp với cấp trên. Bài viết này Đại Lý Ngoại hạng AIA sẽ cung cấp những lý do xin nghỉ phép hợp lý, các trường hợp nghỉ phép đột xuất và mẫu đơn xin nghỉ phép, giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian nghỉ ngơi trong công việc.

1. Xin nghỉ phép đột xuất có sao không? 

Các lý do xin nghỉ việc đột xuất, dù là cố tình hay bất đắc dĩ, đều có thể gây ra một số xáo trộn, ảnh hưởng không chỉ đến doanh nghiệp mà còn đến chính bản thân người lao động. Dưới đây là phân tích chi tiết về những hậu quả của việc xin nghỉ việc đột xuất.

1.1 Hậu quả đối với người lao động

Việc xin nghỉ phép đột xuất sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến công việc của đồng nghiệp, quản lý và cả bản thân người xin nghỉ. Điều này có thể làm giảm uy tín của bạn, và khi uy tín bị giảm sút, những cơ hội thăng tiến trong công việc sau này cũng trở nên khó khăn hơn.

Hơn nữa, việc nghỉ đột ngột khiến người lao động gặp khó khăn trong việc nắm bắt tiến độ công việc, làm gián đoạn các kế hoạch đã đề ra. Nếu trong hợp đồng lao động có quy định yêu cầu thông báo trước khi nghỉ, việc xin nghỉ việc đột xuất có thể dẫn đến những vấn đề pháp lý và bạn có thể mất các quyền lợi như trợ cấp, bảo hiểm xã hội,…

1.2 Hậu quả đối với doanh nghiệp 

Tùy vào vị trí và tầm quan trọng của bạn trong công ty, việc lý do xin nghỉ phép nào cũng có thể gây ra những thiệt hại cụ thể đối với doanh nghiệp. Nếu bạn xin nghỉ phép đột xuất, công ty sẽ phải điều động nhân sự thay thế hoặc chấp nhận trì hoãn tiến độ công việc chung. Trong trường hợp điều động nhân sự thay thế, công ty sẽ phải chịu chi phí tuyển dụng và đào tạo cho nhân viên mới. Nhân viên thay thế sẽ mất thời gian làm quen và thích nghi với công việc, dẫn đến việc năng suất công việc có thể bị ảnh hưởng trong ngắn hạn.

2. Các lý do xin nghỉ phép thuyết phục nhất 

Trong quá trình làm việc, dù bạn có là nhân viên chăm chỉ đến đâu, cũng không thể làm việc suốt năm mà không có ngày xin nghỉ phép. Vậy làm sao để xin nghỉ phép hiệu quả, vừa đáp ứng được nguyện vọng nghỉ ngơi vừa được sếp đồng ý một cách dễ dàng? Những lý do xin nghỉ phép khéo léo dưới đây sẽ giúp bạn có được sự đồng ý từ cấp trên mà vẫn duy trì sự chuyên nghiệp trong công việc.

2.1 Bị ốm

Một trong những lý do xin nghỉ phép thuyết phục nhất chính là do ốm đau. Khi sức khỏe không đảm bảo, hiệu quả công việc sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Vì vậy, lý do này thường khiến sếp dễ dàng thông cảm và duyệt đơn nghỉ phép của bạn một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, hãy cẩn thận không lạm dụng lý do này quá thường xuyên, vì điều đó có thể khiến cấp trên và đồng nghiệp mất niềm tin vào bạn.

2.2 Có lịch hẹn khám bệnh 

Lý do xin nghỉ phép để đi khám bệnh thường an toàn hơn so với lý do ốm, vì các cuộc hẹn khám thường được đặt trước. Để xin nghỉ phép dễ dàng, bạn nên thông báo ngay cho sếp khi nhận được lịch hẹn. Khi đó, sếp sẽ dễ dàng đồng ý mà không cần đặt thêm câu hỏi nào.

2.3 Đi du lịch cùng người thân

Đối với những nhân viên lâu năm và có tầm ảnh hưởng trong công ty, xin nghỉ phép để đi du lịch cùng người thân là một cơ hội tuyệt vời để thư giãn và giải tỏa căng thẳng. Tuy nhiên, bạn nên chọn thời điểm công việc ít bận rộn để xin nghỉ, thay vì vào những lúc công việc đang căng thẳng. Việc xin nghỉ khi công việc đang nhiều có thể khiến sếp không đồng ý, thậm chí có nguy cơ bị cho nghỉ việc.

2.4 Giải quyết công việc gia đình

Một trong những lý do xin nghỉ phép khéo léo và thuyết phục là để giải quyết công việc gia đình. Nếu gia đình bạn đang có việc cần giải quyết, hãy trình bày chân thành với sếp. Sếp sẽ dễ dàng thông cảm và đồng ý cho bạn nghỉ phép để lo công việc gia đình. Sau khi ổn định, bạn sẽ có thể tập trung vào công việc và hoàn thành tốt hơn. Chính vì thế, đây có thể xem là một lý do chính đáng để xin nghỉ phép.

3. Các trường hợp thời gian xin nghỉ phép đột xuất

Trong một số tình huống, việc xuất hiện các lý do xin nghỉ phép đột xuất là không thể tránh khỏi. Dù là nghỉ phép 1 ngày hay nghỉ phép dài ngày, mỗi trường hợp đều có những đặc điểm cần chú ý. Việc hiểu rõ sẽ giúp bạn duy trì sự chuyên nghiệp và nhận được sự thông cảm từ cấp trên. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về hai trường hợp xin nghỉ phép đột xuất phổ biến là xin nghỉ phép 1 ngày và xin nghỉ phép dài ngày, giúp bạn có thể linh hoạt ứng phó khi cần thiết.

3.1 Xin nghỉ phép đột xuất 1 ngày

Khi xin nghỉ phép đột xuất 1 ngày, bạn cần thông báo sớm để sếp kịp sắp xếp công việc. Trình bày lý do nghỉ một cách rõ ràng và hợp lý như ốm đau hay việc gia đình khẩn cấp. Đảm bảo công việc được hoàn thành hoặc chuyển giao cho đồng nghiệp. Giữ liên lạc để hỗ trợ khi cần thiết. Đề xuất phương án thay thế giúp công việc không bị gián đoạn và tăng khả năng được duyệt nghỉ phép.

3.2 Xin nghỉ phép dài ngày

Khi xin nghỉ phép dài ngày, bạn cần lưu ý một số yếu tố quan trọng khác biệt so với việc xin nghỉ phép 1 ngày, bởi vì nghỉ phép dài ngày có thể ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động và tiến độ công việc của công ty. Để đảm bảo sự chuyên nghiệp và nhận được sự đồng ý từ cấp trên, dưới đây là những gợi ý giúp bạn xin nghỉ phép dài ngày một cách hiệu quả và suôn sẻ:

• Nắm rõ quy định nghỉ phép của công ty: Trước khi xin nghỉ, bạn cần tìm hiểu kỹ các quy định về nghỉ phép của công ty, bao gồm số ngày nghỉ phép được phép xin, thủ tục xin nghỉ, và các yêu cầu khác. Việc nắm rõ những quy định này sẽ giúp bạn tránh vi phạm và đảm bảo quyền lợi của mình khi xin nghỉ phép dài ngày.
• Lên kế hoạch chi tiết cho kỳ nghỉ: Vì việc nghỉ dài ngày có thể gây gián đoạn công việc, bạn cần lập kế hoạch chi tiết cho kỳ nghỉ của mình. Hãy thông báo rõ lý do nghỉ và sắp xếp công việc sao cho không ảnh hưởng đến tiến độ chung của đội nhóm hoặc công ty. Việc chuẩn bị kế hoạch giúp sếp thấy rằng bạn có sự chủ động và trách nhiệm trong việc duy trì hoạt động công ty.
• Thông báo cho cấp trên sớm nhất có thể: Một yếu tố rất quan trọng khi xin nghỉ phép dài ngày là thông báo cho cấp trên càng sớm càng tốt. Việc thông báo sớm sẽ giúp sếp có đủ thời gian để sắp xếp công việc, tìm người thay thế hoặc điều chỉnh tiến độ công việc. Điều này thể hiện sự tôn trọng và tính chuyên nghiệp của bạn đối với cấp trên và tổ chức.
• Chuẩn bị giấy tờ minh chứng lý do nghỉ: Nếu lý do nghỉ phép là do công việc đột xuất, như vấn đề sức khỏe, gia đình hoặc các lý do cá nhân, bạn nên chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ chứng minh hợp lý, chẳng hạn như giấy khám bệnh, giấy tờ liên quan đến công việc gia đình hoặc các tài liệu khác. 
• Thể hiện tinh thần trách nhiệm cao: Chủ động trong việc bàn giao công việc, cùng với việc hỗ trợ đồng nghiệp khi cần thiết, sẽ thể hiện tinh thần trách nhiệm và chuyên nghiệp của bạn đối với công ty, giúp bạn duy trì sự tin tưởng từ cấp trên.

4. Mẫu đơn xin nghỉ phép

Khi viết mẫu đơn xin nghỉ phép, việc cung cấp lý do xin nghỉ phép một cách rõ ràng và hợp lý là rất quan trọng để đảm bảo sự chuyên nghiệp và nhận được sự thông cảm từ cấp trên. Một mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn SEO cần có đầy đủ các yếu tố sau để giúp bạn dễ dàng thuyết phục sếp và duy trì mối quan hệ công việc tốt đẹp. Dưới đây là các gợi ý về cấu trúc của một đơn xin nghỉ phép hoàn chỉnh:

Các yếu tố cần có trong mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn:

• Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép (hoặc có thể ghi “Đơn xin nghỉ phép ngày [ngày/tháng/năm]”).
• Thông tin người nhận:

Ghi rõ “Kính gửi: [Tên sếp/Quản lý]” hoặc “Kính gửi: Phòng Nhân sự”.

Phòng ban: Ghi rõ tên phòng ban mà bạn đang công tác.

• Thông tin cá nhân của bạn:

Tên đầy đủ: Viết rõ họ tên của bạn.

Chức vụ: Ghi rõ chức vụ của bạn trong công ty.

Số điện thoại: Cung cấp số điện thoại để sếp có thể liên lạc nếu cần.

• Nội dung đơn:

Trình bày lý do xin nghỉ phép một cách ngắn gọn và rõ ràng, ví dụ: “Do ốm đau, tôi xin nghỉ phép từ ngày [ngày bắt đầu] đến ngày [ngày kết thúc].”

Cung cấp thông tin về việc bạn sẽ bàn giao công việc hoặc kế hoạch làm việc thay thế trong thời gian nghỉ phép.

• Cam kết:

Cam kết về việc hoàn thành công việc trước khi nghỉ hoặc chuyển giao cho đồng nghiệp: “Tôi đã sắp xếp công việc và bàn giao lại cho [tên đồng nghiệp] để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ công việc.”

• Lời cảm ơn và mong muốn sự thông cảm:

Cảm ơn sếp và mong muốn sự thông cảm: “Xin chân thành cảm ơn sự thông cảm và hỗ trợ từ phía công ty.”

• Kết thúc đơn:

Kết thúc với lời cảm ơn và “Trân trọng.”

4.1 Mẫu đơn xin nghỉ phép tham khảo

Kết lại, việc xin nghỉ phép là một phần không thể thiếu trong công việc giúp bạn duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Tuy nhiên, để việc xin nghỉ phép được thuận lợi và đạt hiệu quả cao, việc đưa ra lý do xin nghỉ phép hợp lý, rõ ràng và kịp thời rất quan trọng. AIA Việt Nam hy vọng rằng qua bài viết này, bạn sẽ có thêm những kiến thức hữu ích để quản lý thời gian nghỉ phép một cách hợp lý và hiệu quả, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công ty và đồng nghiệp.