Hồ sơ xin việc gồm những gì? Cách chuẩn bị đầy đủ và đúng chuẩn 2025

Trong thị trường tuyển dụng cạnh tranh hiện nay, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ và chuyên nghiệp là yếu tố then chốt giúp bạn nổi bật trong mắt nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết rõ hồ sơ xin việc gồm những gì và cách trình bày đúng chuẩn. Bài viết này từ Đại Lý Ngoại hạng AIA sẽ giúp bạn giải đáp toàn bộ thắc mắc, kèm theo hướng dẫn cụ thể và mẫu hồ sơ tải miễn phí.

1. Hồ sơ xin việc gồm những gì? 

Một bộ hồ sơ xin việc tiêu chuẩn thường bao gồm các loại giấy tờ sau đây. Việc nắm rõ sẽ giúp bạn không bị thiếu sót và tăng cơ hội trúng tuyển.

1.1. Sơ yếu lý lịch 

• Họ và tên: Viết in hoa toàn bộ theo đúng thông tin trên CMND/CCCD.
• Giới tính: Ghi theo thông tin trên giấy khai sinh.
• Ngày sinh: Viết đúng theo căn cước công dân.
• Dân tộc: Ghi theo giấy khai sinh. Nếu bố mẹ thuộc hai dân tộc khác nhau, ghi theo dân tộc đã đăng ký trong giấy khai sinh.
• Tôn giáo: Nếu bạn có theo một tôn giáo cụ thể thì ghi tên tôn giáo đó.
• Nguyên quán: Viết theo thông tin trong căn cước công dân hoặc khai sinh.
• Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: Nơi bạn đang ở
• Nơi ở hiện tại: Điền địa chỉ nơi bạn đang sinh sống.
• Số điện thoại: Cung cấp số điện thoại thường xuyên sử dụng để tiện liên lạc.
• Trình độ văn hóa: Ghi bậc học cao nhất đã hoàn thành trong hệ thống giáo dục phổ thông, ví dụ: “12/12 (hệ chính quy)” hoặc “12/12 (hệ bổ túc)”. Ngoài ra, bạn có thể trình bày trình độ chuyên môn, ví dụ: “Cử nhân Kinh tế”, “Kỹ sư Cơ khí”, “Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh”.
• Thành phần gia đình: Ghi đầy đủ thông tin của các thành viên trong sổ hộ khẩu (họ tên, năm sinh, quê quán, nghề nghiệp).
• Lời cam đoan và ký tên: Khi hoàn thành các mục trên, cam kết rằng các thông tin trên là đúng sự thật. Sau đó, ký và ghi rõ họ tên.
• Chứng thực của địa phương/nơi đang học tập, làm việc: Cần có xác nhận của chính quyền địa phương.

Xem thêm: Cách viết kỹ năng trong CV xin việc thông minh giúp bạn toả sáng

1.2. Đơn xin việc

Đơn xin việc, còn được gọi là đơn ứng tuyển, là tài liệu hoặc mẫu đơn mà một cá nhân gửi đến nhà tuyển dụng với mục đích nộp đơn xin ứng tuyển vào một vị trí công việc trong tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Đơn này có thể được viết tay hoặc đánh máy, giúp ứng viên giới thiệu bản thân, trình bày lý do ứng tuyển vào vị trí và thể hiện mình phù hợp với công việc. Đơn xin việc là một phần quan trọng trong quá trình tuyển dụng.

Bố cục của mẫu đơn xin việc như sau:

Quốc hiệu và tiêu ngữ: “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”.

Tiêu đề đơn: Đơn xin việc.

Phần đầu:

• Kính gửi: Tên công ty hoặc bộ phận tuyển dụng.
• Nếu biết tên người nhận, ghi kèm danh xưng (Ông/Bà).
• Ví dụ: Kính gửi: Ông Nguyễn Minh A – Trưởng phòng Nhân sự Công ty XYZ.

Phần thông tin cá nhân:

• Họ và tên:
• Ngày tháng năm sinh: 
• Địa chỉ thường trú: 
• Địa chỉ tạm trú: 
• Số điện thoại và Email: 

Lý do ứng tuyển: Bạn cần trình bày ngắn gọn lý do bạn ứng tuyển, đặc biệt là sự quan tâm đến công ty, công việc và những giá trị mà bạn có thể đóng góp cho tổ chức.

Kỹ năng, kinh nghiệm: Nhấn mạnh các kỹ năng và kinh nghiệm nổi bật, phù hợp với công việc bạn đang ứng tuyển. Đồng thời, đề cập đến định hướng và mục tiêu phát triển bản thân trong công việc để nhà tuyển dụng có cái nhìn rõ hơn về bạn.

Lời cảm ơn: Xin chân thành cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét đơn ứng tuyển của tôi.

Xem thêm: Cách làm CV cho sinh viên ấn tượng, thu hút nhà tuyển dụng

1.3. CV (Curriculum Vitae)

CV (Curriculum Vitae) là bản tóm tắt thông tin về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng liên quan của một cá nhân.

CV thường được sử dụng trong quá trình xin việc để thể hiện nền tảng kiến thức, kỹ năng và điểm mạnh mà ứng viên sở hữu. Thông qua CV, nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được thông tin chi tiết về ứng viên và đánh giá mức độ phù hợp của họ với vị trí đã ứng tuyển.

Nội dung trong CV xin việc, 

• Thông tin cá nhân: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, email, địa chỉ cư trú.
• Mục tiêu nghề nghiệp: Định hướng và mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
• Học vấn: Trình độ học vấn và các chứng chỉ liên quan.
• Kinh nghiệm làm việc: Các vị trí đã đảm nhiệm và nhiệm vụ thực hiện.
• Kỹ năng: Gồm kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm.
• Sở thích: Những sở thích cá nhân giúp hỗ trợ công việc.

Các bạn có thể tham khảo thêm mẫu CV chuyên nghiệp đơn giản ấn tượng.

1.4. Bản sao giấy tờ cá nhân

Bản sao giấy tờ cá nhân là phần không thể thiếu trong danh sách hồ sơ xin việc gồm những gì, bao gồm căn cước công dân, sổ hộ khẩu và giấy khai sinh. Các giấy tờ này giúp xác minh danh tính, nơi cư trú và thông tin pháp lý của ứng viên. Tất cả bản sao cần được photo rõ nét và công chứng hợp lệ để đảm bảo tính pháp lý khi nộp cho nhà tuyển dụng.

1.5. Bản sao bằng cấp và chứng chỉ

Là những văn bằng chứng minh trình độ chuyên môn như bằng tốt nghiệp, chứng chỉ ngoại ngữ, tin học,…Chứng chỉ nghề/chuyên môn khác như kế toán trưởng, kỹ sư xây dựng, chứng chỉ hành nghề y, kỹ thuật viên,… tùy lĩnh vực.

1.6. Giấy khám sức khỏe

Phải là giấy khám sức khỏe tổng quát do bệnh viện cấp huyện trở lên cấp, có hiệu lực trong vòng 6 tháng. Giúp nhà tuyển dụng đảm bảo ứng viên có đủ thể lực để thực hiện công việc, đặc biệt là các ngành nghề yêu cầu sức khỏe cao như kỹ thuật, sản xuất, vận hành máy móc,…

Tuân thủ pháp luật lao động: Nhiều công ty lớn và doanh nghiệp FDI yêu cầu giấy khám sức khỏe như một phần trong quy trình tuyển dụng hợp lệ.

1.7. Ảnh chân dung

Ảnh 3x4cm hoặc 4x6cm, chụp nền trắng, rõ mặt, trong vòng 6 tháng gần nhất.

Trong danh sách hồ sơ xin việc gồm những gì, ảnh chân dung tuy nhỏ nhưng là chi tiết quan trọng không thể thiếu. Ảnh giúp nhà tuyển dụng nhận diện ứng viên, tạo ấn tượng trực quan đầu tiên và đánh giá sự chuyên nghiệp. Thông thường, ảnh được dán trên sơ yếu lý lịch, đơn xin việc hoặc bìa hồ sơ.

2. Mua hồ sơ xin việc ở đâu?

Hồ sơ xin việc gồm những gì? Mua ở đâu cơ bản tại các tiệm photocopy, nhà sách hoặc mua online. Hồ sơ này thường bao gồm sơ yếu lý lịch tự thuật, đơn xin việc viết tay (chưa điền thông tin), và các tài liệu khác.

Ngoài ra, các giấy tờ quan trọng như CV xin việc, giấy tờ tùy thân, giấy khám sức khỏe, v.v. cần phải được tự chuẩn bị. Các giấy tờ này cần được sao y và công chứng theo quy định của pháp luật, cũng như theo yêu cầu cụ thể của từng công ty. Điều này giúp đảm bảo hồ sơ của bạn chính xác và hợp pháp khi gửi đến nhà tuyển dụng. 

3. Có cần công chứng hồ sơ xin việc không?

Việc công chứng hồ sơ xin việc có cần thiết hay không phụ thuộc vào quy định của từng công ty cũng như quy định pháp luật hiện hành. Thực tế, đa phần các công ty Việt Nam sẽ không yêu cầu. Nhưng vẫn có các trường hợp các công ty yêu cầu phải công chứng một số giấy tờ. Dưới đây là một số loại giấy tờ bạn có thể sẽ cần phải photo và công chứng bản sao.

• Sơ yếu lý lịch tự thuật: Đây là tài liệu quan trọng giúp bạn giới thiệu bản thân đến nhà tuyển dụng.
• Giấy khai sinh: Một giấy tờ cần thiết để xác thực thông tin cá nhân.
• Chứng minh nhân dân/căn cước công dân: Giấy tờ không thể thiếu để chứng minh danh tính.
• Sổ hộ khẩu: Nơi cư trú của bạn.
• Các loại bằng cấp tốt nghiệp: Bao gồm bằng Đại học, Cao đẳng, và tốt nghiệp THPT, thể hiện trình độ học vấn của bạn.
• Giấy khám sức khỏe: Dù không nhất thiết phải công chứng, nhưng cần có xác nhận từ bệnh viện nơi bạn thực hiện khám.

4. Tổng hợp các hỏi thường gặp về hồ sơ xin việc

Những nội dung trên đã giúp các bạn giải đáp thắc mắc về hồ sơ xin việc gồm những gì. Để hỗ trợ thêm cho quá trình ứng tuyển của bạn, chúng tôi đã tổng hợp những câu hỏi thường gặp cùng với một số điều quan trọng cần lưu ý. Những thông tin này sẽ giúp tăng cơ hội thành công của bạn trong việc tìm kiếm việc làm. 

4.1 Cần chuẩn bị bao nhiêu hồ sơ khi phỏng vấn?

Trước khi bắt đầu hành trình tìm kiếm việc làm, việc chuẩn bị hồ sơ xin việc là điều không thể thiếu. Hãy chắc chắn rằng bạn có ít nhất một bộ hồ sơ đầy đủ và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, để tăng cường tính linh hoạt và thuận tiện trong quá trình xin việc, hãy xem xét việc chuẩn bị từ 3 đến 5 bộ hồ sơ khác nhau phù hợp với từng công ty bạn muốn ứng tuyển. Điều này không chỉ giúp bạn luôn sẵn sàng cho các buổi phỏng vấn mà còn cho phép bạn tùy chỉnh hồ sơ theo từng công ty mà bạn quan tâm. 

4.2 Thứ tự hồ sơ chuẩn để thu hút nhà tuyển dụng

Một hồ sơ xin việc được sắp xếp hợp lý không chỉ giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng mà còn tăng cơ hội được mời phỏng vấn. Dưới đây là ba cách sắp xếp hồ sơ thông dụng mà bạn nên cân nhắc cách sắp xếp hồ sơ có thể thay đổi tùy theo yêu cầu cụ thể của từng công ty và vị trí tuyển dụng.

Sắp xếp theo truyền thống:

• Đơn xin việc
• Sơ yếu lý lịch
• CV xin việc
• Chứng chỉ, bằng cấp 
• Giấy khám sức khỏe
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu

Sắp xếp qua thư giới thiệu:

• Thư giới thiệu
• CV xin việc
• Chứng chỉ, bằng cấp 
• Đơn xin việc
• Sơ yếu lý lịch
• Giấy khám sức khỏe
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu

Sắp xếp theo yêu cầu của vị trí tuyển dụng:

• CV xin việc
• Đơn xin việc
• Sơ yếu lý lịch
• Chứng chỉ, bằng cấp
• Giấy khám sức khỏe
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu

Đại Lý Ngoại hạng AIA rất vui khi được chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm này để hỗ trợ bạn trong quá trình xin việc. Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đã phần nào trả lời được câu hỏi “hồ sơ xin việc gồm những gì” và nắm rõ các lưu ý quan trọng để chuẩn bị một bộ hồ sơ chuyên nghiệp, chỉn chu và thu hút nhà tuyển dụng.