Top 7 mẫu đơn xin nghỉ phép chuyên nghiệp và chuẩn nhất

Trong quá trình làm việc, đôi khi chúng ta cần tạm thời vắng mặt vì lý do cá nhân hoặc công việc đột xuất. Để đảm bảo sự chuyên nghiệp và giúp quá trình phê duyệt diễn ra thuận lợi, việc chuẩn bị một lá đơn đầy đủ, rõ ràng là rất quan trọng. Cùng Đại lý Ngoại hạng AIA tìm hiểu bài viết dưới đây để biết cách viết đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn và hiệu quả.

1. Đơn xin nghỉ phép là gì?  

Đơn xin nghỉ phép là văn bản do người lao động gửi đến cơ quan hoặc công ty để đề nghị tạm nghỉ làm trong một khoảng thời gian nhất định. Việc xin nghỉ phải tuân thủ quy định nội bộ và phù hợp với Bộ luật Lao động 2019.

Việc viết đơn xin nghỉ phép không chỉ là quy định bắt buộc của nhiều doanh nghiệp mà còn mang lại những lợi ích sau:

• Đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp: Đơn xin nghỉ phép giúp cả người lao động và doanh nghiệp có cơ sở rõ ràng về thời gian nghỉ, tránh hiểu lầm hoặc tranh chấp về quyền lợi.
• Giúp doanh nghiệp sắp xếp công việc: Khi nhân viên vắng mặt, công ty cần có kế hoạch phân bổ công việc để không ảnh hưởng đến tiến độ chung. Đơn nghỉ phép giúp quản lý chủ động điều phối nhân sự.
• Tuân thủ quy định pháp luật và nội bộ: Nhiều công ty có quy chế nghỉ phép rõ ràng, việc viết đơn đảm bảo người lao động thực hiện đúng quy trình và không vi phạm quy định nội bộ.
• Là cơ sở giải quyết quyền lợi cho người lao động: Nếu nghỉ phép có lương hoặc nghỉ phép năm, đơn xin nghỉ phép là bằng chứng giúp người lao động được hưởng quyền lợi theo đúng chính sách công ty.
• Thể hiện thái độ tôn trọng và trách nhiệm: Việc thông báo trước và viết đơn thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm của nhân viên với công việc và tổ chức.

2. Các loại đơn xin nghỉ phép phổ biến

Trong quá trình làm việc, học tập, mỗi người đều có thể cần xin nghỉ phép vì nhiều lý do khác nhau. Để đảm bảo quyền lợi và tránh ảnh hưởng đến công việc, việc sử dụng đúng giấy xin phép nghỉ công ty là rất quan trọng. Dưới đây là một số loại đơn xin nghỉ phép phổ biến mà bạn có thể tham khảo.

2.1. Đơn xin nghỉ phép có lương 

Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty có lương là loại đơn mà người lao động xin nghỉ nhưng vẫn được hưởng lương theo quy định của công ty hoặc pháp luật. Thường áp dụng cho các trường hợp nghỉ phép năm, nghỉ theo chế độ thai sản, nghỉ lễ, Tết hoặc các ngày nghỉ được hưởng nguyên lương khác theo hợp đồng lao động.

2.2. Đơn xin nghỉ phép không lương  

Khi người lao động muốn nghỉ dài ngày nhưng không thuộc diện được hưởng lương, họ có thể nộp đơn xin nghỉ phép không lương. Hình thức này thường được sử dụng trong các trường hợp cá nhân đặc biệt như đi du lịch dài ngày, giải quyết công việc riêng hoặc lý do cá nhân khác mà không thuộc chế độ nghỉ hưởng lương.

2.3. Đơn xin nghỉ phép do ốm, tai nạn 

Khi bị ốm hoặc gặp tai nạn, người lao động có thể xin nghỉ phép để điều trị và phục hồi sức khỏe. Đơn này thường kèm theo giấy xác nhận của bệnh viện hoặc bác sĩ để đảm bảo quyền lợi của người nghỉ theo chế độ bảo hiểm xã hội hoặc chính sách của công ty.

2.4. Đơn xin nghỉ phép do việc gia đình

Nhiều trường hợp cá nhân như hiếu hỷ, chăm sóc người thân bị bệnh, giải quyết công việc gia đình quan trọng có thể yêu cầu người lao động xin nghỉ phép. Mẫu đơn này giúp trình bày rõ lý do nghỉ và thời gian nghỉ để cấp trên xem xét, phê duyệt.

3. Các mẫu đơn xin nghỉ phép mới nhất

Trong công việc và học tập, ai cũng có lúc cần nghỉ phép. Để quy trình diễn ra thuận lợi, người lao động, học sinh, sinh viên nên sử dụng mẫu đơn phù hợp với từng trường hợp. Dưới đây là các file đơn xin nghỉ phép mới nhất theo từng nhu cầu.

3.1 Mẫu đơn xin nghỉ phép năm

Giấy xin nghỉ phép năm áp dụng cho người lao động có chế độ nghỉ phép hưởng lương theo quy định. Thông thường, người lao động được nghỉ 12 ngày phép/năm, tương đương 1 ngày/tháng. Khi có nhu cầu sử dụng ngày phép này, nhân viên cần gửi đơn xin phép đến bộ phận quản lý để được phê duyệt.

Lưu ý khi viết đơn:

• Ghi rõ thông tin cá nhân, bộ phận làm việc, số ngày nghỉ, thời gian nghỉ.
• Lý do nghỉ cần được trình bày rõ ràng, hợp lý.
• Cam kết bàn giao công việc trong thời gian nghỉ.

3.2 Mẫu đơn xin nghỉ phép thông thường

Form đơn xin nghỉ phép này được sử dụng khi người lao động có nhu cầu nghỉ ngắn ngày để giải quyết việc cá nhân như đám cưới, hiếu hỉ, ốm đau hoặc công việc đột xuất.

Lưu ý khi viết đơn:

• Nêu rõ thời gian xin nghỉ, ngày bắt đầu và ngày đi làm lại.
• Gửi đơn đến bộ phận xét duyệt phù hợp (Trưởng phòng, Ban Giám đốc…).
• Có thể nộp đơn trực tiếp hoặc qua email, hệ thống nội bộ tùy theo quy định công ty.

3.3 Mẫu đơn xin nghỉ phép của cán bộ công chức

Mẫu đơn này dành riêng cho cán bộ, công chức làm việc trong cơ quan nhà nước. Quy trình xét duyệt nghỉ phép của nhóm đối tượng này thường tuân theo các quy định chặt chẽ của pháp luật và cơ quan quản lý.

Lưu ý khi viết đơn:

• Nội dung cần ngắn gọn, súc tích nhưng đảm bảo đầy đủ thông tin.
• Cán bộ công chức cần tuân thủ quy định về số ngày nghỉ phép trong năm.
• Đơn xin nghỉ cần được phê duyệt bởi cấp trên hoặc lãnh đạo cơ quan

3.4 Đơn xin nghỉ phép dài ngày không lương

Khi người lao động đã sử dụng hết số ngày phép năm nhưng vẫn có nhu cầu nghỉ dài ngày vì lý do cá nhân, họ có thể làm đơn xin nghỉ phép không lương.

Lưu ý khi viết đơn:

• Ghi rõ lý do nghỉ phép để tăng khả năng được phê duyệt.
• Nêu rõ thời gian nghỉ, thời gian dự kiến đi làm lại.
• Cam kết bàn giao công việc đầy đủ để không ảnh hưởng đến hoạt động chung của công ty.

3.5 Mẫu đơn xin nghỉ phép của giáo viên

Giáo viên khi có nhu cầu nghỉ phép cũng cần làm đơn và gửi giấy xin phép giáo viên đến Ban Giám hiệu hoặc Phòng Giáo dục để được xét duyệt.

Lưu ý khi viết đơn:

• Ghi rõ thông tin cá nhân, môn giảng dạy, thời gian nghỉ.
• Lý do nghỉ phải hợp lý, có thể kèm theo giấy tờ minh chứng (nếu cần).
• Nêu rõ phương án bàn giao lớp học hoặc giáo viên thay thế trong thời gian nghỉ.

3.6 Mẫu đơn xin nghỉ học

Mẫu giấy nghỉ phép đơn này được sử dụng khi học sinh, sinh viên cần nghỉ học vì lý do cá nhân, sức khỏe hoặc gia đình.

Lưu ý khi viết đơn:

• Gửi đơn đến Ban Giám hiệu, Phòng Công tác sinh viên hoặc Giáo viên chủ nhiệm.
• Ghi rõ thời gian nghỉ, cam kết đi học trở lại đúng hạn.
• Nếu nghỉ dài ngày, nên có giấy xác nhận của phụ huynh hoặc bác sĩ (nếu lý do sức khỏe).

3.7 Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Trong môi trường làm việc quốc tế hoặc công ty nước ngoài, nhân viên có thể cần sử dụng đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh.

Lưu ý khi viết đơn:

• Đảm bảo ngữ pháp chính xác, thể hiện rõ ràng mục đích xin nghỉ.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng quy định công ty.
• Một số nội dung cần có: Thông tin cá nhân, lý do xin nghỉ, thời gian nghỉ, bàn giao công việc.

4. Cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn và thuyết phục

Đơn xin nghỉ phép là một phần quan trọng trong quy trình làm việc. Viết đúng chuẩn giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp và tăng khả năng được phê duyệt. Dưới đây là hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn mực.

4.1. Mở đầu

Phần mở đầu là bước đầu tiên để đơn nghỉ phép trở nên chuyên nghiệp và dễ được tiếp nhận. Một đơn nghỉ phép tiêu chuẩn cần có đầy đủ các thông tin quan trọng như:

• Quốc ngữ, Tiêu ngữ: Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam – Độc Lập, Tự Do, Hạnh Phúc.
• Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép.
• Ngày tháng năm: Ngày viết đơn.
• Kính gửi: Ban Giám đốc, Ban Lãnh đạo, phòng ban liên quan.
• Thông tin cá nhân: Họ tên, mã số nhân viên (nếu có), chức vụ, phòng ban làm việc.

4.2. Nội dung

Phần nội dung là phần quan trọng nhất của đơn, trong đó cần trình bày rõ ràng lý do nghỉ phép, thời gian nghỉ và cách bàn giao công việc. Để đơn thuyết phục hơn, cần lưu ý:

• Lý do xin nghỉ: Nêu rõ lý do (nghỉ phép năm, việc riêng, nghỉ ốm…).
• Thời gian nghỉ: Ghi rõ thời gian nghỉ cụ thể từ ngày nào đến ngày nào.
• Bàn giao công việc: Đề cập người nhận bàn giao và phương án đảm bảo công việc.
• Số điện thoại liên hệ: Cung cấp thông tin liên lạc trong trường hợp khẩn cấp.
• Cam kết: Đảm bảo tuân thủ quy định và hoàn thành trách nhiệm công việc.

4.3. Kết luận

Phần kết luận của đơn xin nghỉ phép cần thể hiện sự tôn trọng đối với cấp trên và mong muốn được phê duyệt. Người viết có thể sử dụng những câu văn thể hiện sự lịch sự, chẳng hạn như:

• “Tôi rất mong Ban Giám đốc/Ban Lãnh đạo/Phòng Hành chính – Nhân sự xem xét và phê duyệt đơn xin nghỉ phép của tôi. Tôi xin chân thành cảm ơn!”
• “Kính mong Quý công ty tạo điều kiện để tôi có thể sắp xếp công việc và nghỉ phép theo kế hoạch. Xin trân trọng cảm ơn!”

Sau khi hoàn tất đơn, người viết cần ký tên và gửi đơn đúng quy trình của công ty. Nếu cần sự xác nhận từ trưởng bộ phận hoặc cấp quản lý trực tiếp, hãy đảm bảo đơn có đầy đủ chữ ký cần thiết trước khi nộp lên phòng hành chính để duyệt chính thức.

Viết đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn không chỉ giúp quá trình phê duyệt diễn ra thuận lợi mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của người lao động. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn dễ dàng soạn thảo một lá đơn phù hợp với quy định của công ty